Dziś postaram się odpowiedzieć na wątpliwości pojawiające się w różnych etapach procesów rekrutacyjnych, które nie są bezpośrednio zaopiekowane w klauzulach i zgodach informacyjnych. Jeśli nie miałaś okazji przeczytać pierwszej części tego artykułu, wskocz do artykułu TUTAJ i czytaj! 🙂
Zgoda na przyszłe rekrutacje
Jeżeli chcemy wykorzystywać spływające do nas aplikacje na potrzeby również innych procesów rekrutacyjnych, musimy zadbać o odrębną zgodę kandydata właśnie w tym celu.
Ciekawym rozwiązaniem w tej sytuacji, kiedy nie pozyskaliśmy wcześniej zgody na inne rekrutacje, a widzimy, że ten kandydat idealnie mógłby się sprawdzić w innej roli, jest wysłanie zaproszenia do udziału w innym procesie, gdzie kandydat jeśli będzie zainteresowany, aplikuje ponownie i wyrazi wszelkie wymagane zgody.
Rekrutacja z polecenia
Dotychczasowe systemy rekomendacji bazowały na zgłoszeniach przez naszych pracowników swoich znajomych. Przesyłali nam oni wtedy ich CV, bądź dane kontaktowe, dzięki którym mogliśmy dalej zadbać o kolejne etapy procesu oraz nagrodzić danego pracownika za polecenie do pracy.
Dzisiaj taka sytuacja nie może już mieć miejsca, a to właśnie ze względu na ochronę czyiś danych osobowych. Jednym z rozwiązań jest odwrócenie procesu i samodzielne aplikowanie osoby poleconej przez dedykowany link z opcją uzupełnienia informacji o osobie polecającej, czyli naszym pracowniku. Zabezpieczamy sobie wtedy temat wszelkich klauzul informacyjnych oraz koniecznych zgód. W tym wypadku podanie danych pracownika (imię i nazwisko) jest już uzasadnionym interesem, więc jest też zgodne z prawem.
CV na mailu
Zdarza się Wam, że pomimo opublikowanego ogłoszenia z linkiem do aplikowania, kandydat wysyła swoje CV bezpośrednio na Waszego maila? O zgrozo! A gdzie potwierdzenie zapoznania się z klauzulą informacyjną i wyrażenie koniecznych zgód? Wystrzegaj się tego, jak ognia.
Jeśli kolejnym razem dostaniesz CV na maila, wyślij wiadomość do kandydata z linkiem do aplikowania i poinformuj go, iż w związku z obowiązującym prawem, aplikowanie do firmy wymaga również zapozania się z klauzulą i ewentualnymi zgodami dodatkowymi, w związku z czym jego wiadomość z przesłanym dokumentem zostanie usunięta.
Drugą opcją jest przesłanie do kandydata obowiązku informacyjnego i ewentualnych dodatkowych zgód z prośbą o ich mailowe potwierdzenie, jednak odszukanie tego w przyszłości, w razie potrzeby, w skrzynce mailowej może być nie lada wyzwaniem, dlatego warto trzymać wszystko w jednym miejscu, jeśli oczywiście mamy do dyspozycji system wspomagający nasze procesy rekrutacyjne.
CV ze strony kariery
Zdarza się, że nasze strony karier zawierają opcje aplikowania nie koniecznie w odpowiedzi na ogłoszenie na konkretne stanowisko. Ze względu na przykład na brak poszukiwania konkretnej roli w danej sytuacji, dajemy możliwość aplikowania do tzw. bazy naszych kandydatów. Jak tutaj zadbać o zgodność z przepisami RODO?
Wystarczy, że w formularzu aplikacyjnym umieścisz informację, że przesyłając CV w momencie kiedy aktualnie nie prowadzimy rekrutacji, kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Ważne jest także, aby podać w tym miejscu okres przez jaki te dane będziemy w tej sytuacji przetwarzać.
Sankcje, czyli co Ci grozi?
Nie przestrzeganie przepisów RODO grozi karą finansową w kwocie maksymalnej 10-20 milionów euro lub 2-4% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. Całkiem niezłe sumy co?
Odpowiedzialność ponosi Administrator danych (najczęściej firma, w której pracujemy), ale pamiętaj, że jako Rekruterka, jesteś strażnikiem przestrzegania tych przepisów w swoim obszarze.
Procedura rekrutacyjna
Najlepszym zabezpieczeniem w kontekście RODO jest stworzenie procedury rekrutacyjnej, w której opisane będą:
- czym jest proces rekrutacyjny
- w jaki sposób zbierane są aplikacje kandydatów
- jaki mamy cel w pozyskiwaniu konkretnych danych
- przez jaki okres będziemy przetwarzać dane osobowe w poszczególnych przypadkach
- ogólne zasady przetwarzania danych osobowych przyjęte w firmie
- spis klauzul i zgód wykorzystywanych w procesach rekrutacyjnych.
Spisanie wewnętrznych procedur pozwoli nie tylko uporządkować proces i zadbać o RODO w najmniejszym szczególe. Wpłynie to również na możliwość łatwego udokumentowania przestrzegania przepisów na wypadek kontroli.
W kolejnym artykule z serii RODO, przyjrzymy się bliżej projektowaniu dokumentu procedury rekrutacyjnej i spróbujemy przeanalizować funkcjonujące w naszych firmach procesy.