Współcześnie, procesy rekrutacyjne już prawie nigdy nie odbywają się bez wsparcia systemów ATS ułatwiających szczegółowe śledzenie i zarządzanie kandydaturami poszczególnych osób. Narzędzia te niosą ze sobą oczywiście przeogromne ułatwienia i oszczędności czasowe, w związku z czym korzystanie z nich dla wielu osób w branży HR urosło już do poziomu nawyku. Nie ma w tym nic złego, o ile w rekrutacjach nie zakładamy klapek na oczy i nie polegamy wyłącznie na tym, co podpowiada program. Choć ich użycie stało się standardem, to jeśli pracujesz w rekrutacji, warto zastanowić się, jak świadomie i rozsądnie zarządzać tą technologią.
Algorytmy ATS a faktyczna wartość kandydata
W praktyce systemy ATS działają jako komputerowe „sita”, zaprojektowane do tego, by filtrować dużą liczbę napływających aplikacji pod sztandarem oszczędności czasowej i zwiększania wydajności. To wszystko dzieję się w większości za sprawą podwyższania wartości pewnych wybranych słów kluczowych w CV kandydatów – im więcej takowych system wykryje w życiorysie, tym wyższe prawdopodobieństwo, że dana osoba spełnia określone przez firmę wymagania. Ale czy w rzeczywistości proces ten zawsze przebiega bez szwanku i nieporozumień? Niekoniecznie.
O ile ATS-y są faktycznie świetne w roli filtrującego sita, o tyle łatwo jest „przedobrzyć” i stracić pełną kontrolę nad przysłowiową grubością oczek. Algorytm patrzy na sprawy bardzo zero-jedynkowo; nie potrafi przecież wyczuwać niuansów i dostrzegać skrywającej się między wierszami mniej oczywistych wartości w ludzkich umiejętnościach i doświadczeniach. Nawet jeśli kandydat ma wzorowe doświadczenie, lata praktyki z niezbędnymi narzędziami oraz kompetencje przekraczające wymagania, jeśli swoje CV przygotował źle (czyt. nie przystosował je pod rygor systemu ATS i źle dobrał słowa kluczowe), to prawdopodobnie jego kandydatura zostanie odrzucona, a firma nawet nie dowie się, jak wartościowy okaz przeszedł jej koło nosa. Takie ryzyko świadczy o tym, że specjaliści HR i hiring managerowie muszą być w pełni zaznajomieni z metodologią pracy ATS-ów, gdyż bez tego, jakość rekrutacji może drastycznie (i nieumyślnie) spaść.
Co zrobić, by ATS pomagał, a nie przeszkadzał?
W kontekście obecnych procesów rekrutacyjnych i powyższych niedociągnięć oprogramowania, na które można się natknąć, należy zadbać o to, by świetni kandydaci nie odpadali w przedbiegach. Dlatego, by poprawić poziom rekrutacji i nie tracić środków firmy na przeciągnięte procesy, doświadczeni rekruterzy powinni być wyczuleni na potencjalne problemy. Z praktycznej strony należy zwracać uwagę na pewne sygnały ostrzegawcze. Oto kilka przykładów:
- Jednorodność puli kandydatów – jeśli wszyscy przefiltrowani finaliści mają podobne doświadczenie i wykształcenie, może to świadczyć o zbyt restrykcyjnych filtrach ATS, które „wybrały” sobie archetyp kandydata i odrzucały wszystkich innych, których ścieżka zawodowa była bardziej nietypowa nawet przy prawidłowym formatowaniu dokumentu.
- Zbyt mały odsetek kwalifikujących się kandydatów – jeśli ATS odrzuca 90–95% aplikacji, warto przyjrzeć się ustawionym kryteriom. Oczywiście zawsze istnieje cień szansy na to, że po prostu nikt nie spełnia oczekiwań, ale obok tak drastycznego procentu tak czy inaczej nie powinno się przechodzić obojętnie.
- Brak kandydatów z pokrewnych branż – nie wszyscy aplikujący pochodzą z tej samej branży, do której rekrutujemy. Gdy wśród przefiltrowanych zgłoszeń nie ma żadnej osoby z transwersalnymi umiejętnościami zdobytymi w związku z pracą w innym, pokrewnym sektorze, również może to wskazywać na zbytnią rygorystyczność filtrów.
- Mała różnorodność formatów CV – może sugerować, że ATS faworyzuje określony styl prezentacji, a spycha treść na drugi plan.
- Niespójność między osądem ATS a oceną podczas rozmów kwalifikacyjnych – jeśli kandydaci wysoko ocenieni przez system często rozczarowują podczas rozmów, może to wskazywać na niedoskonałości w algorytmach selekcji.
Warto również przeprowadzać cykliczne audyty efektywności ATS, porównując jakość zatrudnionych kandydatów z ich pierwotną oceną przez system. Takie analizy mogą ujawnić systematyczne błędy w procesie selekcji i dostarczają w każdej rekrutacji czegoś, czego żaden program nigdy nie zastąpi – ludzkiego czynnika, o którym piszę więcej poniżej.
O roli człowieka słów kilka, czyli równowaga między automatyzacją a ludzką oceną
Wyjdźmy z prostego założenia: w pracy najbardziej liczą się ludzie. Tak zawsze było, jest i będzie. Całkowite wyzbycie się wszelkiej odpowiedzialności za przebieg rekrutacji pod przykrywką stawiania na automatyzację i zwiększoną wydajność (zwłaszcza w dobie AI) jest w dobitnym sensie sprzeczne z samą ideą prowadzenia firmy i zatrudniania do niej osób. Procesy HR mogą być wspierane przez ATS-y, ale zawsze pod nadzorem ludzi. CV zoptymalizowane pod kątem ATS w większości przypadków zda egzamin, aczkolwiek jeśli zależy nam przede wszystkim na tym, by rekrutacje były wartościowe i osadzone w fundamencie wzajemnego szacunku, w procesie tym nie może zabraknąć człowieka.
Jak rekrutować lepiej?
Choć krytyczne spojrzenie na działanie systemów ATS jest konieczne, równie ważne jest to, by nie popadać w skrajność i nie demonizować samego narzędzia. ATS-y nie są wrogiem rekrutera, tylko jego wsparciem. Najlepiej sprawdzi się podejście oparte na twardych danych i miękkiej analizie. Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc lepiej wykorzystywać potencjał ATS-ów, bez tracenia z oczu wartościowych kandydatów:
- Regularnie aktualizuj ustawienia ATS – rynek pracy się zmienia, a z nim wymagania wobec kandydatów. Warto co jakiś czas weryfikować, czy filtry i kryteria selekcji w systemie są nadal adekwatne do realiów.
- Uwzględniaj różnorodność ścieżek kariery – świetni kandydaci nie zawsze mają podręcznikowe CV. Zamiast skupiać się wyłącznie na „idealnych” słowach kluczowych, daj szansę aplikacjom, które pokazują potencjał i elastyczność.
- Weryfikuj wyniki filtracji – po każdej większej kampanii rekrutacyjnej przeanalizuj, ilu kandydatów odpadło na etapie automatycznej selekcji i czy w tej grupie nie było wartościowych profili.
- Łącz technologie z ludzkim osądem – zamiast polegać wyłącznie na systemie, stosuj ATS jako wsparcie w preselekcji, a nie jako ostateczny werdykt o wartości kandydata.
- Uważaj na nietypowe, ale wartościowe profile – nie wszystkie kompetencje da się opisać jednym słowem kluczowym. Czasami to właśnie nietypowe doświadczenia stanowią o największej wartości kandydata.
Podsumowanie
Technologia służy nam jako niezwykłe cenne narzędzie, ale w procesach rekrutacyjnych decydujące zdanie nadal powinno przypadać człowiekowi. Świadome wykorzystywanie ATS-ów przez rekruterów pozwala nie tylko usprawnić procesy, ale też zatrzymać to, co w rekrutacji najważniejsze: dostrzeganie potencjału tam, gdzie na papierze widać tylko dane. W końcu te, jakkolwiek imponujące by nie były, nigdy nie oddadzą pełnego obrazu człowieka stojącego za CV.