Zastanawiasz się jakie elementy powinna zawierać dobra rekrutacja? Z ilu etapów powinien składać się proces i w ogóle od czego zacząć a na czym skończyć?
Dziś rozprawimy się ze szkieletem naszej pracy, czyli pokażę Ci jak krok po kroku zrealizować proces rekrutacyjny! Oczywiście każdy proces może być ułożony w inny sposób w różnych organizacjach. W jednych włącza się menadżerów w proces selekcji CV, w innych nie. W jednych robi się jedno spotkanie rekrutacyjne, w innych dwa lub trzy. Wszystko zależy także od rangi stanowiska, na które rekrutujemy. Ja jednak pokaże Ci dzisiaj model, z którego najczęściej korzystam w swoim doświadczeniu.
Ze względu na obszerny temat ten artykuł może wydawać się długi. Możesz go sobie podzielić na etapy i przeczytać w kilku częściach. Potraktujmy to jako bazę do naszych kolejnych, krótszych już wątków 🙂 Na końcu możesz pobrać checklistę, która jest podsumowaniem całego wpisu 🙂
Zaczynamy.
Pierwszym krokiem jest weryfikacja zapotrzebowania, które zostało nam zlecone. Sprawdzamy na przykład czy to stanowisko zostało zabudżetowane, czy jest zgoda przełożonego naszego menadżera na zatrudnienie itp.
Kiedy zatrudnienie zostało zatwierdzone, przechodzimy do omówienia profilu kandydata. To pozornie łatwe zadanie, szczególnie jeśli w organizacji istnieje dokument KOS, czyli karta opisu stanowiska. Jednak każdy menadżer może mieć swoje indywidualne preferencje co do osoby, z którą chce pracować. Dlatego warto ustalić poza zadaniami, jakie dana osoba będzie wykonywać oraz oczekiwaniami formalnymi co do stanowiska, czego jeszcze oczekuje od kandydata menadżer. To ważna podstawa zarówno do ogłoszenia o pracę jak i weryfikacji kandydatów na poszczególnych etapach rekrutacji.
Kiedy mamy ustalony profil kandydata zabieramy się do pracy i zakładamy rekrutację w naszym narzędziu do zarządzania tymi procesami. Może to być prosty lub rozbudowany system ATS, na przykład jeden z bardziej popularnych na rynku eRecruiter lub też zwykły excel, w którym spisujemy najważniejsze rzeczy.
Ważne – jeśli używasz excela dobrze zaprojektuj jego strukturę. W przyszłości, kiedy zbierze Ci się dużo projektów, warto łatwo po nim nawigować i wyszukiwać potrzebne informacje (będzie jeszcze o tym mowa na blogu :)).
Dobrym zwyczajem jest także informowanie naszego menadżera o postępach w projekcie, dlatego po wszystkich powyższych krokach potwierdzamy, że rozpoczęliśmy zbieranie aplikacji. Dzięki temu menadżer nie tylko będzie na bieżąco posiadał informacje co się dzieje, zbudujemy z nim również partnerską relację i zaufanie, a w konsekwencji nasz autorytet. Warto 🙂
Publikacja ogłoszenia.
Z rozmowy o profilu kandydata posiadamy już wszystkie informacje, aby zaprojektować ogłoszenie. Nanosimy je na szablon, który obowiązuje w firmie i oczywiście potwierdzamy go z menadżerem. Być może będzie chciał wprowadzić jeszcze drobne poprawki lub doda istotny punkt, o którym zapomniał wcześniej. Jeśli mamy akceptację, publikujemy ogłoszenie w dostępnych nam źródłach. Mogą to być tradycyjne portale typu pracuj.pl czy olx.pl, ale również media społecznościowe czy lokalne platformy do ogłoszeń o pracę.
W przypadku działań w mediach społecznościowych, warto skonsultować się tutaj z działem marketingu, aby nie promować materiałów, szablonów czy treści nie będących w zgodzie z komunikatami udostępnianymi do klienta.
Selekcja CV i preselekcja telefoniczna.
Kiedy ukończymy powyższe kroki, możemy spodziewać się spływających do nas aplikacji kandydatów. Aby proces był prowadzony płynnie, codziennie zaglądamy w naszą bazę i weryfikujemy napływające dokumenty. Oznaczamy od razu kandydatów, którzy mają potencjał i w dużej mierze spełniają nasze oczekiwania oraz kandydatów, którzy zupełnie nie pasują do naszego profilu. Taki porządek pozwoli szybko i sprawnie odnaleźć się w gąszczu CV.
Wybraliśmy kandydatów, którzy wpisują się w oczekiwania i co dalej? A jak myślisz? Tak! Wysyłamy ich do menadżera, aby ten zweryfikował dokumenty pod kątem stanowiska pracy i doświadczenia. W systemach ATS mamy do tego dedykowane funkcje lub po prostu przypisujemy drugiego rekrutera w systemie, dzięki czemu menadżer widzi oznaczone aplikacje.
W przypadku Excela pamiętajmy o przepisach RODO i nie udostępniajmy aplikacji ze wszystkimi danymi mailowo lub co gorsza papierowo. Umówmy się z menadżerem na wspólne przeglądanie CV na naszym komputerze lub na przykład zanonimizujmy te dokumenty, czyli usuńmy z nich wszelkie dane osobowe i dopiero taki dokument prześlijmy mailem.
Pamiętajmy też, że czas leci – nasi kandydaci czekają, nasze statystyki rekrutacyjne też się naliczają, dlatego naciskajmy menadżera, jeśli z różnych powodów nie daje nam znać, którzy kandydaci spotkali się z jego zainteresowaniem.
Mamy potwierdzonych kandydatów, a zatem przechodzimy do weryfikacji telefonicznej. Ten aspekt wynika z profilu stanowiska. Zapytajmy menadżera, które elementy są krytyczne, bez których nie będzie chciał zatrudnić nowej osoby i właśnie te elementy zbadajmy w trakcie pierwszego kontaktu. Ten punkt jest szczególnie istotny, jeśli mamy konkretne oczekiwania co do tzw. kompetencji miękkich, które trudno zbadać na podstawie dokumentu CV. W tym miejscu warto przygotować sobie mini checklistę i odhaczać te elementy, które pozytywnie zweryfikowaliśmy u kandydata.
Rekomendujemy najlepszych kandydatów menadżerowi, przesyłając mu lub rozmawiając z nim o najważniejszych wnioskach z rozmów. Oczekujemy informacji, z którymi kandydatami menadżer chce się osobiście spotkać. Kiedy już to wiemy, składamy feedback pozostałym osobom, z którymi rozmawialiśmy telefonicznie, aby nie czekali w napięciu na naszą decyzję.
Spotkania rekrutacyjne.
Dochodzimy do sedna procesu, czyli rozmowy rekrutacyjnej. Przede wszystkim wcześniej musimy sprawdzić dostępność miejsca, w którym będziemy przeprowadzać rozmowę. Nie chcemy przecież, żeby w dniu spotkania okazało się, że wszystkie salki są zajęte i jedynym wyjściem pozostaje ruchliwy korytarz. Nawet jeśli prowadzimy rozmowy online, to także ważny aspekt, aby w naszym pobliżu nie było zbyt wielu rozpraszaczy, które nie pozwolą nam i kandydatowi skoncentrować się na rozmowie, jak na przykład rozmawiające w tle koleżanki z zespołu.
Jeśli mamy komfortowe miejsce rozpoczynamy drugą akcję telefoniczną z zaproszeniem na spotkanie w firmie lub online.
Wskazówka – możemy umówić się z kandydatami wcześniej, że jeśli informacja zwrotna będzie pozytywna, wyślemy mail z opcją umówienia spotkania za pośrednictwem aplikacji (np. Calendly), co znacząco może skrócić czas umawiania spotkań.
Dobrą praktyką ułatwiającą zarządzanie kalendarzem spotkań jest potwierdzenie na 24 godziny przed, że kandydat się nie rozmyślił i faktycznie pojawi się na umówionym spotkaniu. O tak zwanym ghostingu będę jeszcze pisać na blogu, ale chyba nikt nie lubi, jak czekamy na drugą osobę, która nie pojawia się w umówionym miejscu i czasie.
Jeśli rekrutujemy z menadżerem po raz pierwszy warto przed samymi spotkaniami zorganizować krótkie wprowadzenie i uspójnić wizję na rekrutację. Omawiamy zaplanowany przebieg, ustalamy role i co ważne wskazujemy na te aspekty, które absolutnie nie mają prawa pojawić się na spotkaniu. Przede wszystkich chodzi tutaj o elementy dyskryminujące.
Nie pozostało nic innego, jak poprowadzić szereg umówionych rozmów rekrutacyjnych według ustalonego schematu. Temu w szczegółach poświęcimy jeszcze nie jeden wpis 🙂
Po każdym spotkaniu omawiamy z menadżerem kandydata: co było super, czego ewentualnie zabrakło i czy da się do łatwo uzupełnić już w organizacji. Po wszystkich spotkaniach podejmujemy wspólnie decyzję. W tym miejscu zwykle pojawia się opór – ale jak to wspólnie? Przecież to menadżer podejmuje decyzje, z kim chce pracować i to tylko jego zdanie się liczy. Owszem, to menadżer buduje swój zespół, ale nie pozwólmy zepchnąć się do roli asystentki, która odwala tę najtrudniejszą robotę. Bądźmy i budujmy relację partnerską – wskazujmy ryzyka i zagrożenia, podkreślajmy pozytywy, które mogą wpłynąć na zespół. Bądźmy doradcą.
Na koniec tego etapu w naszym systemie rekrutacyjnym robimy notatki co do każdego kandydata.
Tutaj uwaga – wpisujmy tylko merytoryczne rzeczy. Pamiętajmy, że zgodnie z RODO kandydat ma prawo wglądu w swoje dane, również komentarze, które przypisujemy pod jego adresem.
Informacja zwrotna.
Po uzupełnieniu notatek nadajemy kandydatom statusy, zgodnie z naszym systemem. Może to być status zatrudniony lub na przykład odrzucony po spotkaniu.
Kandydatowi, na którego zdecydowaliśmy się z menadżerem, składamy ofertę pracy. Dbamy tutaj o przekazanie wyczerpujących informacji na temat stanowiska, warunków pracy oraz ustalamy wszelkie formalności związane z zatrudnieniem. Po rozmowie wysyłamy podsumowującego maila, gdzie jeszcze raz zawieramy najważniejsze informacje. Budujemy w ten sposób profesjonalne podejście i poczucie zaopiekowania nowym pracownikiem.
Kolejny raz wracamy do menadżera z informacją, co postanowił nasz kandydat, aby na bieżąco dostarczać mu status projektu.
W następnym kroku przechodzimy do udzielenia informacji zwrotnych pozostałym w procesie kandydatom. Przede wszystkim kontaktujemy się z tymi osobami, które brały udział w spotkaniach. Forma składania informacji zwrotnej może być mailowa lub telefoniczna, rzadziej są to spotkania twarzą w twarz. Ja preferuję, aby do tej grupy odrzuconych kandydatów dzwonić i krótko omówić spotkanie i powody naszej decyzji.
Kiedy ten krok mamy za sobą pozostaje jeszcze wysłać już tylko mailową informację do wszystkich kandydatów, których odrzuciliśmy na etapie selekcji CV, a którzy dalej czekają na informację ze strony firmy.
Zakończenie rekrutacji.
Naszym zadaniem w tym miejscu procesu jest przygotowanie nowego pracownika do stanowiska, a zatem musimy zadbać o dokumenty związane z zatrudnieniem i je przygotować lub jeśli współpracujemy z działem kadr i płac, to dostarczyć im niezbędne formularze.
Dla statystyk, które jak jeszcze będę pisać, są niezwykle istotne do współpracy z binzesem, spisujemy najważniejsze dane w pliku do raportowania i zamykamy ten proces rekrutacyjny. Możemy go zarchiwizować lub po prostu oznaczyć statusem zakończony, w przypadku excela.
Pamiętajmy, że proces rekrutacji kończy się w momencie, kiedy nowa osoba rozpoczyna pracę, dlatego do tego czasu powinniśmy pozostać w stałym kontakcie z naszym nowym pracownikiem i mieć tak zwaną rękę na pulsie.
Najczęściej w gestii rekrutera leży również zadbanie o przygotowanie menadżera, co zwykle sprowadza się do pomocy w przygotowaniu stanowiska pracy oraz przypomnieniu o jego pierwszym dniu pracy.
A jak u Ciebie przebiega proces rekrutacji? Dodałabyś jakiś etap? Daj znać w komentarzu 🙂