Jak rozpocząć karierę w rekrutacji?

Zaryzykuję stwierdzenie, że w Polsce nie znajdziesz studiów, które przygotują Cię w 100% do zawodu rekrutera. Będą to albo studia społeczne albo związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, ale nie wiele tematów związanych z samą rekrutacją one poruszają. Skoro rekruter nie funkcjonuje stricte jako zawód, często okazuje się, że ten kierunek rozwoju obieramy po innych doświadczeniach zawodowych, niejako dojrzewamy do tej roli i próbujemy się przebranżowić. 

Czy tak się da? Jak zostać rekruterem? Co jest ważne? Na co zwracają uwagę pracodawcy budujący zespoły rekrutacyjne?

Przed Tobą dłuuugi, ale napakowany konkretami artykuł, gotowa?

Zacznijmy od statystyki…

Przede wszystkim wiemy już, że w Polsce nie ma kierunku wykształcenia: rekurter. Z badań przeprowadzonych przez LinkedIn, który przeanalizował 100 tysięcy kont rekruterów wynika, że osoby zajmujące się rekrutacją najczęściej kończą poniższe kierunki studiów:

  • Psychologia
  • Biznes
  • Marketing
  • Zarządzanie Zasobami Ludzkimi
  • Socjologia

Jeśli zatem zastanawiasz się nad kierunkiem studiów, także tych podyplomowych, to z pewnością jeden z powyższych będzie miał największe szanse. Pracodawcy zwykle w swoich ogłoszeniach umieszczają właśnie psychologię lub bardziej ogólnie nauki społeczne czy kierunki humanistyczne. Jets to związane z dużą potrzebą relacyjności i budowania swego rodzaju więzi w tej pracy. 

Z drugiej strony warto również się przyjrzeć kompetencjom, które zdobyte w poprzednim doświadczeniu zawodowym, mają największe szanse na zatrudnienie w rekrutacji. I znowu z badań LinkedIna dowiadujemy się, że rekruterzy, którzy zmieniali swoją ścieżkę kariery, wcześniej najczęściej pracowali w obszarze

  • Sprzedaży
  • Operacyjnym
  • Administracyjnym
  • Obsługi Klienta

Nie ulega wątpliwości, że praca rekrutera dzisiaj opiera się głównie na sprzedaży, choć może trochę inaczej rozumianej. Odeszły już niemal do lamusa czasy, kiedy publikacja ogłoszenia i oczekiwanie na spływ aplikacji wystarczył, aby zatrudnić dobrego pracownika. Dzisiaj to badanie person, dopasowywanie komunikatów, kampanie w social mediach, bezpośredni kontakt z pasywnymi kandydatami, a idąc dalej to sprzedaż możliwości, jakie dajesz potencjalnym pracownikom i sprzedaż marki pracodawcy. Nie bez powodu bardzo wiele technik i taktyk rekrutacyjnych zaciąganych jest właśnie z marketingu. Dlaczego? Dlatego, że właśnie dobry marketing prowadzi do sprzedaży i pozyskania klienta, a w sytuacji rekrutacyjnej do pozyskania najlepszego kandydata.

Co musisz umieć?

Praca rekrutera mocno wiąże się ze sprzedażą, ale nie są to jedyne „nieoczywiste” umiejętności na tym stanowisku. Pisałam już o tym w poście Kim jest współczesna rekruterka. Nie ulega wątpliwości, że rola rekrutera bardzo ewaluowała. Kiedyś wystarczyło krótkie ogłoszenie w gazecie czy ulotka w tramwaju, później dobrym sposobem stały się internetowe portale o prace, dziś jednak to wszystko, to już za mało. Weszliśmy w erę internetu, technologi i mobile. Platformy społecznościowe stały się źródłem potencjalnych kandydatów, do których jak nigdy możemy docierać pasywnie, to znaczy zachęcać ich do zmiany firmy na naszą, jeszcze zanim oni sami zaczną poszukiwać pracy.

Poza kompetencjami, które opisałam w powyższym artykule, warto również zwrócić uwagę na te bardziej ogólne, jak:

  • Rozumienie branży czy danego biznesu – tylko dzięki temu będziesz w stanie możliwe najlepiej dopasować najlepszego kandydata do stanowiska. Ma to również drugą stronę medalu – znając dobrze rynek jesteś też w stanie podpowiedzieć klientowi (również wewnętrznemu), co jest obecnie możliwe, jakich kandydatów może znaleźć i wspólnie pomóc w wyborze tego najlepszego.
  • Doskonałe zarządzanie czasem – jak powszechnie wiadomo praca w rekrutacji to ciągły bieg. Ze spotkania na spotkanie, od telefonu z umówieniem spotkania, po rozmowy feedbackowe. Zarządzanie wieloma zadaniami w krótkim czasie i umiejętność ich priorytetyzowania to bardzo ważne umiejętności na tym stanowisku. Jeśli zdobyłaś je w innej pracy, zaznacz to koniecznie w swoim CV.
  • Wychodzenie z inicjatywą – w codziennej pracy pojawia się wiele wyzwań, nowych zadań, problemów do rozwiązania czy choćby zaskakujących pytań od kandydatów. Cechą charakterystyczną dobrego rekrutera jest gotowość do działania, a nie zbywanie i przerzucanie odpowiedzialności. Dlatego tak ważna jest własna inicjatywa. Czasami okazuje się, że robimy rzeczy, które wybiegają poza nasz standardowy zakres obowiązków, ale właśnie taka jest praca w rekrutacji.
  • Ciągły proces nauki – rynek tak szybko biegnie do przodu, że pozostawanie na aktualnym poziomie wiedzy, trendów czy doświadczeń jest wręcz cofaniem się w rozwoju. Jako rekruterki mamy wręcz obowiązek śledzić nowinki, eksperymentować i próbować nowych rozwiązań, które jeszcze bardziej zwiększą naszą skuteczność działań. Nie możemy się zatrzymać, ani na moment.
  • Nastawienie na wynik – znowu wracamy do sprzedaży. Możesz zacząć się zastanawiać o jaki wynik tutaj chodzi. Przecież praca w rekrutacji to głównie relacje, umiejętności społeczne, a nie liczby! I tak, i nie. Oczywiście najważniejsze jest to, jak działamy, jednak wszystko da się pokazać na liczbach. Pokazywanie efektywności swojej pracy w biznesie pozwala obronić, często zarzucany działom HR, argument, że „są tylko kosztem dla firmy”. Przynosimy realną wartość, stajemy na froncie sprzedażowym firmy jako pracodawcy i przynosimy do organizacji najlepsze kompetencje w postaci dopasowanych kandydatów, a to wszystko przekłada się na wynik finansowy. Wskaźniki rekrutacyjne są potrzebne również do doskonalenia naszej pracy. Dzięki nim sprawdzamy między innymi skuteczność naszych działań, źródeł pozyskiwania kandydatów czy czas realizacji całego procesu.

A co, jak jesteś introwertykiem?

Zastanawiasz się czy będąc introwertykiem, osobą bardziej nieśmiałą, mniej aktywną i nie robiącą show wokół siebie, dasz radę sprostać powyższym wyzwaniom? To ja Ci mówię, że dasz radę!

Większość rekruterów, których poznałam jest introwertykami, ja sama nim jestem. Ale wiesz co Ci powiem? To właśnie my budujemy najlepsze i najgłębsze relacje. Mamy bardzo dużą uwagę na drugiego człowieka, jesteśmy skoncentrowani na szczegółach, potrafimy pilnie obserwować i wyciągać trafne wnioski z tych obserwacji. Kto, jak nie introwertyk, będzie lepiej oceniać dopasowanie kandydata w rekrutacji?

Ile możesz zarobić?

Z wydanego ostatnio raportu płacowego Hays (do pobrania tutaj) wynika, że średnie miesięczne wynagrodzenie na stanowisku Specjalisty ds. Rekrutacji wynosi 5500 zł brutto, jednak najczęściej oferowane wynagrodzenie to 7000 zł brutto. Te dane Hays uzyskał na podstawie rekrutacji, które przeprowadził dla swoich klientów w 2020 roku.

Z kolei z danych publikowanych na stronie wynagrodzenia.pl (link do strony tutaj) możemy dowiedzieć się, że na stanowisku młodszego specjalisty powinniśmy raczej spodziewać się kwoty około 4000 zł brutto. Warto też zwrócić uwagę, że 25% wszystkich specjalistów zarabia poniżej 3500 zł brutto.

Od czego to zależy? Na pewno w jakimś stopniu od doświadczenia i umiejętności. Często jednak w firmie przeznacza się dość niskie budżety na wynagrodzenia dla specjalistów HR, ponieważ nie przywiązuje się tak strategicznej wagi do ich roli. Niektóre organizacje nie rozumieją jak ważna jest to praca, a i trzeba przyznać, że nie wszyscy rekruterzy tak solidnie i jakościowo wykonują swoją pracę. 

Masz ogląd jak to wygląda na rynku, ale to jaką kwotę powinnaś wskazać na rozmowie rekrutacyjnej zależy od Ciebie. Podaj taką kwotę, która będzie Cię satysfakcjonować. Co z tego, że powiesz mniej i dostaniesz tę pracę, jak za jakiś czas przestanie Ci to wystarczać i będziesz rozglądała się za kolejną firmą. Oczywiście nie możesz przesadzić, dlatego warto odnosić się do badań i rozsądnie podawać konkretne kwoty.

Jak dostać pracę jako rekruter?

Co możesz zrobić, aby zwiększyć swoje szanse na dostanie pracy w obszarze rekrutacji, szczególnie jeśli nie masz w tym doświadczenia? Przedstawiam Ci kilka protipów, które powinnaś wypróbować:

#1 Obierz kierunek

Zastanów się od czego chciałabyś zacząć – czy będzie to praca w wewnętrznym dziale HR czy raczej w agencji pracy. Pomyśl czy chcesz „tylko” rekrutować czy w miarę upływu czasu dostawać również dodatkowe zadania HR-owe, wtedy zdecydowanie bardziej sprawdzi się praca w wewnętrznym dziale HR.

#2 Stwórz swój profil na LinkedIn

To najczęściej pierwsze źródło pozyskiwania pracowników. Rekruterzy rekrutują na LinkedIn, więc posiadanie tam swojej wizytówki jest po prostu obowiązkowe. Nawet jeśli nie masz doświadczenia zapisz tam, co jest twoim celem, jakie masz predyspozycje i kompetencje, które możesz w tej pracy wykorzystać. To również miejsce na Twoją inicjatywę. Znajduj innych rekruterów, połącz się z nimi w sieci kontaktów, dowiaduj się od nich tego, czego potrzebujesz, aby dalej się rozwijać. To naprawdę ogromne źródło wiedzy i możliwości.

#3 Podążaj za trendami

Śledź najlepsze źródła wiedzy branżowej takie jak magazyny branżowe (np. Magazyn Rekruter), publikacje w social mediach (bardzo dużo znajdziesz ich na LinkedIn), blogi (np. rekrutujzpasja.pl 😉) i osoby, które są znane w branży (np. Maja Gojtowska, która dzieli się wiedzą na temat Candidate Experience).

#4 Znajdź „autorytety”

Znajdź przynajmniej 3 osoby, które osiągnęły to, co sama chciałabyś w najbliższym czasie osiągnąć. Zaproś ich do swojej sieci kontaktów na LinkedIn, czytaj ich blogi, bierz udział w webinarach, które organizują. Poznaj ich ścieżkę sukcesu i wdrażaj te wskazówki w swoje życie. Spróbuj również skontaktować się z nimi osobiście, poproś o radę. Takie osoby często chętnie dzielą się swoim doświadczeniem, więc warto próbować.

#5 Bądź online

Dołącz do wszystkich grup tematycznych na LinkedIn (np. Wszystko o rekrutacji i HR) i na Facebooku (np. HR HRowi HRem). Śledź o czym rozmawia się w tych kręgach i poznaj dokładnie specyfikę branży. Korzystaj z darmowych materiałów, które są tam udostępniane. Zacznij również sama angażować się w dyskusje. Pytaj i komentuj. Zdobędziesz dodatkową porcję wiedzy, ale również zaczniesz pokazywać siebie. Nigdy nie wiadomo kiedy pojawi się okazja – oferta pracy lub ciekawego projektu.

#6 Próbuj doświadczać

Będąc w grupach tematycznych obserwuj ogłoszenia, które się w nich pojawiają. Czasami zdarza się, że dana firma poszukuje mniej doświadczonych osób do danego projektu. Czasami możesz również trafić na projekt pro bono, w których poprzez swoje zaangażowanie będziesz miała szanse zdobyć pierwsze doświadczenia rekrutacyjne.

Spróbuj również zacząć od stażu czy praktyki. Polecam Ci zajrzeć na stronę talentplace.pl. To agencja rekrutacyjna, która zrzesza rekruterów z całej Polski, a pracować możesz zdalnie zarówno w pełnym wymiarze godzin, jak i bardziej dodatkowo „po godzinach”. To fajny pomysł na praktykę tego zawodu.

#7 Ucz się

O tym pisałam już wcześniej, ale wymaga to podkreślenia. Zarezerwuj sobie czas na czytanie branżowych blogów, magazynów czy merytorycznych postów. Poczuj głód wiedzy i stale go podsycaj. To naprawdę dobra droga do bycia rekruterem choćby dlatego, że niewiele będzie mogło Cię zaskoczyć podczas rozmowy rekrutacyjnej 🙂

To spora dawka wiedzy, jednak nie zadziała jeśli Ty sama nie zacznie działać i krok po kroku wdrażać ją w życie. Wyznacz sobie 1-2 rzeczy, które zaczniesz robić od jutra i konsekwentnie je realizuj. 


Podobał Ci się ten artykuł? Właśnie ruszyłam z serią cyklicznych wydarzeń i treści o rekrutacji. 

Dołącz do mnie na Facebooku i bądź na bieżąco z wszystkimi materiałami!

3 kroki, by szybko i skutecznie selekcjonować CV?

Ten wpis zacznę od tego, aby zachęcić Cię do przeglądania wszystkich napływających CV. Możesz sobie pomyśleć, że oszalałam, że na niektóre stanowiska spływają setki aplikacji i jak je tu wszystkie przeglądać… Wiem, że systemy ATS wspierają nas, rekruterki, w etapie analizy i selekcji CV poprzez różne „ulepszenia” na przykład przez filtrowanie słów kluczowych. Przyznam Ci się jednak, że nigdy w swojej karierze nie korzystałam z takich rozwiązań. Uważam, że każdemu należy się szacunek i skoro kandydat już poświęcił czas, aby do mnie zaaplikować, a jego CV nie spełnia moich oczekiwań, to przynajmniej zapoznam się z jego dokumentem i świadomie odrzucę go w procesie selekcji.

Jak zatem poradzić sobie metodycznie z selekcją CV?

Zanim przystąpisz do samego procesu, musisz jeszcze raz wrócić do opisu stanowiska i oczekiwań w stosunku do kandydata. Pewnie na etapie wcześniejszych rozmów, ustaliłaś już hiring managerem co jest w tak zwanych must have, a co w nice to have. Wypisz sobie to w formie checklisty dzieląc wymagania na podstawowe, których nie może zabraknąć u nowej osoby (must have) oraz pożądane, czyli takie które fajnie, aby były, ale można ich też nauczyć (nice to have). Kiedy lista jest już gotowa, możesz przystąpić do przeglądania aplikacji kandydatów.

Krok #1 

Przejrzyj wszystkie aplikacje, które spłynęły na dane stanowisko i od razu wyklucz tych kandydatów, którzy nie spełniają kryteriów must have. Pamiętaj, że te oczekiwania muszą być spełnione w 100%, więc kandydaci, którzy posiadają jedną na trzy kompetencje, również w tym etapie pozostają odrzuceni. Dzięki tej pracy, baza aplikacji z pewnością znacząco zmaleje.

Krok #2

Przejrzyj ponownie pozostałych po pierwszym kroku kandydatów i przypisz im ocenę względem wymagań podstawowych (must have). Nadaj wagę, którzy kandydaci mają lepiej rozwinięte te kompetencje, których poszukujesz i przypisz im wartość liczbową. Najczęściej spotykaną w systemach ATS formą takiej oceny są gwiazdki. Jedna gwiazdka – najmniej rozwinięte kompetencje, najsłabszy kandydat, pięć gwiazdek – najlepiej rozwinięte kompetencje, najlepszy kandydat.

Następnie uszereguj kandydatów od tych najlepiej ocenionych i już na Twojej liście pojawia się top 5 czy top 10 kandydatów, których warto wziąć pod uwagę w kolejnym kroku.

Krok #3

Na tym etapie przyglądamy się naszym kryteriom nice to have. Mamy najlepszych kandydatów, którzy spełniają nasze podstawowe oczekiwania, a zatem możemy ich teraz porównać pod kątem posiadania kompetencji, które są dodatkowym atutem, pozwolą szybciej się wdrożyć czy lepiej realizować swoją pracę. W tym miejscu warto się zastanowić czy lepszy będzie kandydat, który posiada więcej takich dodatkowych, pożądanych kryteriów, czy jednak któreś z nich ma dla nas większą wartość i to ono będzie wyznacznikiem wyboru osób do spotkania.


Myślę, że doskonale zdajesz sobie sprawę, że trudno znaleźć kandydata, który spełnia wszystkie Twoje kryteria, te podstawowe i pożądane. Niemniej jednak warto szukać tego, który spełni ich jak najwięcej, a tym samym będzie najlepiej dopasowaną do oczekiwań osobą.

Te trzy kroki pozwolą Ci nie oglądać się na kandydatów, którzy „coś” mają, ale w sumie nie wiadomo czy to już na tyle dużo, że warto zaprosić ich na rozmowę. Jasne kryteria must have szybko wykluczą niepasujące jednostki, a dobrze zdefiniowane kompetencje pożądane wyłonią najlepsze osoby, które przejdą do kolejnego etapu.

5 rzeczy, o które MUSISZ zadbać w rekrutacji z perspektywy rekrutera

#1 Nie polegaj tylko na CV

Jest dla nas jasne, że nie podejmuje się decyzji na podstawie zdjęcia – to w końcu dyskryminacja. Ale tutaj wcale nie chodzi o zdjęcie. Często zdarza się, że odrzucamy kandydata, ponieważ jego CV, delikatnie mówiąc, do nas nie przemawia. Oczywiście, super byłoby dostawać setki CV zaprojektowanych w canvie albo przynajmniej ułożonych według ogólnego schematu. Zastanów się jednak czy Twoi kandydaci wiedzą jak napisać CV? Czy ktoś ich kiedyś tego uczył? Pewnie, że mogą chociaż jakieś wskazówki doczytać w internecie, ale często potrzebują tego dokumentu na już, z dnia na dzień. Z drugiej strony zastanów się też jakie Ty napisałabyś dzisiaj CV od ręki? Znam wielu rekruterów, którzy choć przeglądają codziennie dziesiątki aplikacji, sami nie wiedzą jak zaprojektować własny dokument.

Mówię o tym po to, aby uświadomić Ci, że wśród „gorszych” CV, możesz znaleźć perełki z umiejętnościami czy wiedzą, której szukasz i nie koniecznie musi to być umiejętność pisania dobrych dokumentów aplikacyjnych. Jeśli widzisz w treści coś, co potencjalnie może Cię zainteresować – zadzwoń i dopytaj. Sprawdź kandydata w krótkiej rozmowie telefonicznej i wtedy zdecyduj czy warto kontynuować z nim rozmowy czy jednak nie pasuje do oczekiwań biznesu. Możesz również wcześniej zadać dodatkowe pytania w formularzu, ale tutaj trzeba być ostrożnym, żeby niepotrzebnie go nie wydłużyć i nie zniechęcić do aplikowania. A może w Twojej branży CV to w ogóle tylko formalność i zamiast zbierać te dokumenty lepiej od razu zadać konkretne pytania wstępne lub przesłać zadanie do wykonania?

#2 Docieraj do pasywnych kandydatów

Szukasz najlepszych do swojej organizacji? Nie oszukujmy się – najlepsi już znaleźli miejsce na rynku pracy. Ale to nie znaczy, że nie możesz przekonać ich do siebie. Szczególnie teraz, w czasach pandemii, wiele osób, które wcześniej być może nawet rozważało zmiany zawodowe, teraz trzyma się mocno obecnej pracy w obawie przed jej utratą i trudnością w znalezieniu nowej. 

Niemniej jednak z raportu Talent Trend jasno wynika, że tylko 15% osób na rynku jest w 100% usatysfakcjonowane ze swojej pracy i nie zamierza jej zmieniać. Pozostali potencjalni pracownicy albo, mniej lub bardziej, aktywnie poszukują już nowych wyzwań (25%), albo rozpuszczają wici wśród swoich znajomych o tym, że poszukują nowych wyzwań zawodowych (15%), albo, a co najlepsze – aż 45% badanych powiedziało, że jest otwartych na rozmowy z rekruterami. 45%!!! Wiesz co to dla Ciebie znaczy? 🙂

Wykorzystuj LinkedIna, Facebooka, dedykowane strony branżowe, fora, platformy i co tylko przyjdzie Ci do głowy. Pasywni kandydaci są również w Twojej bazie systemu ATS. Sprawdź czy wśród nich nie znajduje się ta perełka, której obecnie poszukujesz, a jeszcze niedawno w kontekście innego stanowiska, nie pasowała do profilu.

#3 Komunikuj się różnymi kanałami

Publikowanie oferty pracy na dedykowanym portalu i oczekiwanie na spływ CV już dawno przestały być super skuteczne. Dzisiaj musimy wyjść „frontem do klienta”, czyli w naszym przypadku do kandydata. Nasza obecność w mediach społecznościowych jest już w zasadzie punktem must have. Dzięki temu nie tylko sami możemy poszukiwać odpowiednich kandydatów, rownież tych pasywnych, ale możemy też być dostępnym źródłem informacji dla tych potencjalnie zainteresowanych pracą w naszej firmie.

O ile łatwiej ze strony kandydata jest dowiedzieć się interesujących rzeczy wcześniej i zdecydować czy to faktycznie miejsce dla niego, a tym samym o ile oszczędniej jest dla Ciebie, Rekruterko. Dzięki takiej dostępności zmniejsza się liczb spotkań z osobami, które dopiero na rozmowie rekrutacyjnej uświadamiają sobie, że to nie jest praca dla nich.

Kiedyś było to nie do pomyślenia, żeby publikować kontakt do siebie w ogłoszeniu, czy na stronie internetowej, a już w ogóle, żeby dać możliwość kontaktu przez na przykład popularny messenger. Dzisiaj czasy się zmieniły i zachęcam Cię do zweryfikowania tego pomysłu. Umieść na stronie kariery swoje zdjęcie i kontakt do siebie, a może nawet pod konkretnym ogłoszeniem. Działaj w mediach społecznościowych pod swoim nazwiskiem i zachęcaj do zadawania pytań. Niech kandydat wie kto stoi za tym procesem, z kim będzie rozmawiał. Pokaż ludzką twarz i otwórz się na kontakt!

#4 Badaj swoje działania i mierz ich skuteczność

Tylko zbieranie danych i ich analiza pozwoli Ci w przyszłości zwiększyć skuteczność Twoich działań rekrutacyjnych. Podążanie za trendami jest ważne, to opcja na wykorzystywanie nowych możliwości. Jednak zawsze podchodź do tego na zasadzie testów i sprawdzaj na ile przydatne jest to w Twojej firmie, czy przy rekrutacji na konkretne stanowisko.

Warto na pewno sprawdzać efektywność poszczególnych źródeł pozyskiwania kandydatów, skąd mamy ich najwięcej, a skąd w najlepszej jakości? Poza tym warto mierzyć również czas całego procesu rekrutacyjnego i to również w powiązaniu z kanałem pozyskania.

Zbieranie danych dotyczących różnych wskaźników rekrutacyjnych pozwoli także budować swoją pozycję wewnątrz organizacji. Z jednej strony może dać odpowiedzi, gdzie leży problem w obsadzeniu stanowiska, z drugiej strony uświadamia też ogrom pracy i jej efektywność, co dla biznesu jest niezwykle ważne.

#5 Zadawaj zasadne pytania

Przygotowałaś sobie kiedyś listę pytań, które zadajesz podczas rekrutacji i korzystasz z niej do dziś? Sprawdź czy to, co badasz tymi pytaniami ma sens. Już Ci o tym opowiadałam w TYM poście, ale muszę wspomnieć o tym jeszcze raz. Ucząc początkujące rekruterki, miałam okazję przysłuchać się ich rozmowom rekrutacyjnym i tym samym pytaniom, które zadawały. Kiedy na spotkaniu zapytałam o kilka z nich w kontekście tego, co wniosły one do rozmowy i jak na ich podstawie możemy podjąć decyzję, okazało się, że są to pytania zupełnie niepotrzebne akurat na tym stanowisku.

Zanim zadasz pytanie kandydatowi zastanów się co chcesz uzyskać? Jakiej informacji oczekujesz? Jak przyda Ci się ta informacja w procesie decyzyjnym? Czy to pytanie jest na pewno potrzebne? Czy można zadać inaczej, prościej?

Nie kieruj się swoją ciekawością, nie zadawaj pytań „bo trzeba”, zwróć uwagę na to jakie są oczekiwania w stosunku do kandydata i co należy zbadać, aby podjąć najlepszą decyzję o zatrudnieniu.

5 rzeczy, o które MUSISZ zadbać w rekrutacji z perspektywy pracodawcy

#1 Zdefiniuj persony kandydatów

Czasami to żmudna praca, szczególnie jeśli wchodzisz do firmy, która funkcjonuje już od lat na rynku i nie przygotowała sobie wcześniej profili swoich idealnych pracowników. Ta praca ma jednak sens! 

Z jednej strony, jeśli rekrutujesz na dane stanowisko dosyć często, macie wspólnie ustalone oczekiwania i kryteria rekrutacyjne, co Tobie bardzo ułatwia pracę, możesz sprawnie i szybko przeprowadzić pierwsze etapy procesu. Wiesz dokładnie kogo szukasz, a więc wiesz też gdzie i jakimi metodami. Znacznie łatwiej zaplanować wtedy skuteczne ogłoszenie i całą komunikację. Wiesz również na co zwracać uwagę podczas selekcji, co zaoszczędzi czas i pozwoli łatwiej podjąć decyzję o zatrudnieniu.

Z drugiej strony budując takie profile wszyscy zainteresowani mają możliwość zastanowić się jakie cechy i kompetencję rzeczywiście i naprawdę są wymagane i przełożą się na sukces, co z kolei pozwoli dobrać najlepszego w kontekście efektywności kandydata. Mniej „reklamacji”, mniejsza rotacja i większe zadowolenie obydwu stron.

#2 Zadbaj o atrakcyjną stronę kariery

Badania przeprowadzone przez LinkedIn pokazały, że 75% osób poszukujących pracy sprawdza wcześniej swojego potencjalnego pracodawcę. Strona kariery jest Twoją wizytówką, miejscem gdzie sama możesz decydować o treściach, które kandydaci czytają oraz o formie ich przekazu. 

Jest to swoista wizytówka, reklama w sieci, która ma za zadanie pokazać atmosferę, kulturę organizacyjną, wartości, którymi kieruje się firma, ale przede wszystkim możliwości rozwoju czy sam opis procesu rekrutacyjnego. Fajnie, jeżeli pojawia się tam również kontakt do osób rekrutujących.

Dobrze wypromowana strona kariery pozwala również zwiększyć liczbę CV, które spływają do nas bezpośrednio i to nie zawsze w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie, ale po prostu z samej chęci pracy w naszej firmie. To źródło rekrutacji ma jeszcze jedną przewagę nad pozostałymi – kandydaci widzą tylko nas, jako pracodawce. Inny portal z ogłoszeniami podpowiada naszemu potencjalnemu kandydatowi podobne oferty, podobnych pracodawców. Ba! Czasem mając tych kandydatów w swojej bazie podpowiadają ich innym pracodawcom.

#3 Buduj pozycję pracodawcy w mediach społecznościowych

Znowu posłużę się badaniami, ale to naprawdę ważne. Z raportu Hootsuite opublikowanego w 2020 roku wynika, że 81% Polaków korzysta z internetu, a 49% aktywnie korzysta z aplikacji społecznościowych. Niesamowity potencjał, aby budować swoją markę pracodawcy!

A po co ją budować? A chociażby po to, żeby przyciągać najlepszych kandydatów do swojej firmy. Która z nas nie chciałaby takiej sytuacji, kiedy ledwo na stronie kariery ogłaszamy nowy proces, a już dostajemy kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt aplikacji, które dodatkowo są bardzo dobre jakościowo? To jest możliwe, właśnie kiedy to kandydaci chcą pracować w naszej firmie, a jesteśmy w stanie tego dokonać przez budowanie naszej marki, czyli przez działania employer brandingu.

Marka super pracodawcy to także zmniejszona rotacja, skuteczne dopasowanie kandydatów do firmy, wzrost zaangażowania i wiele, wiele innych. A gdzie łatwiej i taniej można się wypromować, jak nie w najbardziej popularnych serwisach społecznościowych?

#4 Aktywnie zbieraj polecenia z organizacji

To niesamowite źródło pozyskiwania nowych pracowników. Zyskujesz od razu zaangażowaną i kompetentną osobę, ponieważ Twój pracownik nie poleci kogoś, za kogo musiałby się wstydzić.

Dzięki temu rozwiązaniu zmniejszasz koszty i czas rekrutacji, zyskujesz jakościowo dobrych kandydatów, ograniczasz retencję i jeszcze bardziej angażujesz obecnych pracowników, ponieważ wiedzą, że mają wpływ i pracują wśród osób, z którymi spotykają się na co dzień.

W całym procesie warto zadbać o podstawowe rzeczy takie jak, atrakcyjna, ale dobrze przemyślana nagroda za polecenie a przede wszystkim komunikacja i zdjęcie odpowiedzialności z osoby polecającej. Owszem, oczekujemy od pracowników, że polecą nam naprawdę dobre osoby, ale przecież nikt nie zna siebie na wylot. Warto podkreślić, że polecana osoba przechodzi przez cały proces rekrutacji i ostateczna decyzja zostaje podjęta na podstawie sprawdzonych kryteriów i jest decyzją organizacji. Dzięki temu z jednej strony mamy jasność co do procesu zatrudnienia, że nie jest on realizowany na zasadzie „znajomości”, z drugiej strony mówimy naszym ludziom, że nie muszą się bać polecać znajomych, bo to my ostatecznie podejmujemy decyzję co do ich dopasowania do stanowiska.

#5 Zbieraj i monitoruj opinie po rekrutacji

To świetne źródło informacji tego, co powinniśmy wzmacnia, bo wpływa bardzo pozytywnie na kandydatów, a co powinniśmy poprawić, aby stać się jeszcze lepszym w samym procesie rekrutacji, ale również jako pracodawca. Wpływa to oczywiście na postrzeganie naszej firmy przez kandydatów, ale i potencjalnych klientów.

Warto wspomnieć, że z badań Candidate Experience firmy eRecruiter wiemy, że 86% kandydatów z negatywnymi doświadczeniami po rekrutacji, nie zaaplikuje ponownie do danej firmy. W obecnym świecie to poważny błąd, cierpimy na niedobór talentów, a to znaczy, że możemy wielokrotnie powracać do tej samej osoby, zapraszając ją do pracy w naszej firmie. Pamietajmy, że jeśli ktoś dzisiaj nie pasuje do naszej organizacji, cały czas pozostaje aktywny na rynku pracy, a co za tym idzie zdobywa nowe kompetencje i nowe doświadczenia. Nie jest powiedziane, że za dwa a może pięć lat będzie dla nas wręcz pożądanym pracownikiem. Po co zatem palić mosty? Nie wspominam już o tym, że taki zawiedziony kandydat swoją opinią podzieli się ze swoimi znajomymi…

Dane zebrane z tego typu badań wewnętrznych mogą też fajnie posłużyć jako mierniki naszej pracy i być inspiracją do pochwalenia się trudem swojej pracy!

Persona kandydata

Dostajesz informację z biznesu, że potrzebują nowej osoby do zespołu i od razu publikujesz ogłoszenie? Błąd! Biznes oczekuje również, że znajdziesz im osobę dopasowaną, która nie odejdzie lub której nie trzeba będzie zwolnić za 3 miesiące. A jak dopasować tego kandydata? Z pomocą przychodzi nam profil tego kandydata, inaczej zwany personą.

Jak już zatem wiesz, warto przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań rekrutacyjnych usiąść z menadżerem i zastanowić się kogo tak naprawdę potrzebuje i to zarówno pod kątem kompetencji, jak i pewnych cech osobowości. Dzięki temu będziecie mogli dalej określić typowego, wręcz wzorcowego kandydata, a następnie zaplanować dobrze ogłoszenie, źródła pozyskiwania czy poszczególne etapy rekrutacji. A zatem, do dzieła!

OD CZEGO ZACZĄĆ?

Od rozmowy z menadżerem właśnie! A idealnie, jeśli porozmawiasz również z członkami zespołu czy osobami zajmującymi takie samo lub podobne stanowisko. Poniżej lista pytań, które pomogą Ci zebrać najważniejsze informacje:

  1. Jakie inne nazwy stanowisk funkcjonują na rynku, jeśli chodzi o tę rolę?
  2. W jakich firmach pracują najlepsi pracownicy na podobnych stanowiskach?
  3. Jakie umiejętności są potrzebne na tym stanowisku?
  4. Jakie doświadczenie powinien mieć idealny kandydat? Czy doświadczenie w określonej branży jest ważne?
  5. Jakie preferencje osobiste ma menadżer/zespół co do kandydata? (Lokalizacja, wykształcenie, certyfikaty)

Z takiego wywiadu, czy wywiadów możesz skroić już pierwszy, ogólny profil kandydata, którego poszukujesz, a który będzie odpowiadał potrzebom menadżera czy zespołu.

TWORZENIE PERSONY

KROK 1

Nadaj imię i przypomnij zdjęcie swojemu typowemu kandydatowi na dane stanowisko! Może to się wydawać zabawne, ale to naprawdę ważne. Uosabiasz w ten sposób konkretnego, idealnego kandydata, do którego będziesz porównywać zarówno aplikacje CV, jak i osoby na spotkaniach rekrutacyjnych.

KROK 2

Wypisz podstawowe dane o typowym kandydacie:

  • Wiek
  • Możliwe nazwy stanowisk, które zajmował
  • Nazwy firm, w których zdobywał doświadczenie
  • Wykształcenie
  • Umiejętności
  • Lata doświadczenia
  • Widełki wynagrodzenia

KROK 3

Zastanów się kim jest na codzień osoba, którą opisałaś powyżej? Mogą Ci pomóc w tym poniższe pytania:

  • Gdzie mieszka?
  • Jaki jest jego status rodzinny?
  • Czym się interesuje?
  • Jak spędza wolny czas?
  • Gdzie bywa online i offline?
  • Jakie ma preferencje co do pracy? Aspiracje zawodowe?
  • Jakie ma cele i priorytety w życiu?
  • Co go motywuje?
  • Co go frustruje?

Dzięki tym dodatkowym informacjom będzie Ci łatwiej zaplanować treści ogłoszenia o pracę czy samo źródło ich publikowania. Może się okazać, że personą jest młody chłopak w wieku 25 lat, który większość czasu wolnego spędza na graniu w gry komputerowe i serfowaniu po internecie. Zdecydowanie efektywniej będzie wtedy kierować swoje ogłoszenia w internecie, najlepiej na grupach czy forach dotyczących graczy, czy być może w ramach zadania rekrutacyjnego przygotować krótką, wciągającą grę do przejścia przez kandydata.

KROK 4

Możesz pokusić się również o zobrazowanie dodatkowych obszarów, które ułatwią Ci poszukiwania. Dobrze skonsultować je również w zespole czy badając na przykład ankietą w internecie potencjalnych kandydatów. Rzeczy, o które warto dopytać to:

  • Preferencje dotyczące poszukiwania pracy
  • Punkty zapalne, będące motywatorami do zmiany pracy i jednocześnie oczekiwaniami kandydata, które muszą zostać spełnione, aby zdecydował się na długofalową współpracę z nami
  • Unikalne korzyści, których poszukuje lub które przyciągną go do naszej firmy

Jeżeli praktykujesz również rekrutację poprzez wartości i potencjał kandydata, warto również do jego profilu dopisać najważniejsze informacje w odniesieniu do środowiska pracy, na przykład:

  • Jaka jest najlepsza kultura organizacyjna, w której lubi pracować?
  • Jaki ma styl komunikacji?
  • Jakie ma cechy osobowości, które są niezbędne do odniesienia sukcesu?

CO DALEJ?

Kiedy spiszesz sobie wszystkie, najważniejsze z perspektywy stanowiska, informacje, ubierz je w jednostronicowy opis, najlepiej w tabelce. Możesz skorzystać z darmowej aplikacji online do tworzenia person personapp lub przygotować własny szablon na przykład w Canvie.

PODSUMOWANIE

Pamiętaj, że persona to „żywy” kandydat. Jego profil może zmieniać się wraz ze zmieniającym rynkiem, potrzebami i oczekiwaniami zarówno organizacji, jak i samego kandydata. Dlatego warto raz na jakiś czas przyjrzeć się stworzonemu profilowi i wraz z biznesem weryfikować czy persona pozostaje dalej aktualna.

Dzięki zgromadzonym na każde stanowisko dokumentom w postaci takich profili, jesteś w stanie lepiej i skuteczniej zaplanować oraz zrealizować rekrutację. Choć wydaje się to czasochłonne, warto to zastosować, aby później skutecznie poszukiwać i idealnie dopasowywać kandydatów do potrzeb organizacji, menadżerów i ich zespołów.

5 rzeczy, o które MUSISZ zadbać w rekrutacji z perspektywy kandydata

#1 Atrakcyjne ogłoszenie

Mów do kandydata jego językiem, nie powtarzaj utartych sloganów i wyróżnij te fragmenty, które będą potencjalnie najbardziej atrakcyjne dla niego. 

W dobie napływających zewsząd informacji poświęcamy 2 sekundy na przeskanowanie treści, na które trafiamy, aby ocenić czy są dla nas interesujące i warto przeczytać je w szczególe. Przyciągnij zatem nowoczesną formą, ciekawą grafiką i dopasowanym komunikatem!

#2 Krótki proces rekrutacyjny

Rynek pracownika spowodował, że na podstawowe stanowiska trudno znaleźć kandydatów, kiedy wydłuża nam się proces rekrutacji, ponieważ… znajdują oni pracę w innej firmie. Wielu ekspertów mówi o tym, że pandemia zmieni oblicze rynku pracy i zapewne tak się stanie. Nie wydaje mi się jednak, żeby zmiany były tak drastyczne i uważam, że nadal wielu pracodawców będzie walczyło o tego samego kandydata.

Warto zatem zrobić analizę swoich procesów i usunąć wszystkie zbędne etapy. Zrobimy krok w kierunku kandydata, ale także przyspieszymy procesy rekrutacyjne w firmie.

#3 Przyjazny kontakt

Od pierwszego telefonu czy wiadomości warto zachować przyjazną narrację. Po pierwsze budujemy tym markę pracodawcy i zachęcamy do pracy w naszej organizacji. Jednak przede wszystkim, i tutaj po drugie, wpływamy na dobre samopoczucie kandydata, obniżamy poziom stresu związany z sytuacją rekrutacyjną, zwiększamy jego gotowość do współpracy z nami i pozostawiamy w jego pamięci pozytywny ślad.

Dzięki tym aspektom, my również odnosimy wiele korzyści. W swobodnej atmosferze więcej jesteśmy w stanie dowiedzieć się o kandydacie i od kandydata oraz w przypadku nawet odmownej decyzji o zatrudnieniu, możemy liczyć na polecanie naszej firmy wśród znajomych.

#4 Szybki feedback

Nikt nie lubi czekać, szczególnie jeśli chodzi o decyzje mające duży wpływ na czyjeś życie, a decyzja o dostaniu pracy (lub nie) z pewnością taki wpływ ma.

Zweryfikuj jak szybko realnie jesteś w stanie dać odpowiedzieć kandydatowi, a następnie pilnuj tego terminu. Nie czekaj do ostaniej chwili, jeśli znasz już decyzję, poinformuj kandydata najszybciej, jak to możliwe.

Może jest on w kilku procesach i właśnie dostał pozytywną informację z innej firmy, ale bardzo zależy mu na pracy w Twojej organizacji? Jeśli będzie znał odpowiedź z Twojej strony „w miarę” szybko, być może nie odmówi i nie straci szansy pracy gdzie indziej lub nie podejmie pracy w innym miejscu, jeśli będzie mógł się realizować się tutaj.

#5 Powracanie do kandydatów z przeszłości

Powtarzam to jak mantrę, ale nie pal mostów ze swoimi kandydatami. Dzisiaj być może nie pasują do Twojej organizacji, ale musisz pamiętać, że dalej pozostają na rynku pracy – rozwijają się. Może za rok czy dwa lata dany kandydat będzie wręcz pożądany w Twojej firmie. Buduj pozytywne relacje i pozostawaj w kontakcie (oczywiście zbierając zgody na pozostawienie danych).

Z drugiej strony często poszukujemy jednej osoby na dane stanowisko, a w procesie rekrutacyjnym decydujemy między dwiema bardzo fajnymi. Dobrze, kiedy przy kolejnej rekrutacji sprawdzimy najpierw czy drugi, odrzucony kandydat dalej chciałby z nami współpracować. Skoro jest już sprawdzony, my zamykamy proces bez kosztów i nakładów czasowych, a do kandydata wracamy z ofertą, która może być dla niego idealną okazją.

Candidate Journey Map

Mapa Kandydata – co to takiego i w jak sposób może pomóc przy projektowaniu najlepszego procesu rekrutacyjnego? Wejście w buty kandydata i z tej perspektywy planowanie procesu rekrutacyjnego może przynieść wiele korzyści dla wizerunku pracodawcy, ale i dla samej marki rekruterki. To bezpośrednia odpowiedź na potrzeby kandydatów, dlatego warto zainteresować się tematem.

Jak zbudować mapę podróży kandydata?

Przygotuj sobie kartki i ołówek. Ścieżka kandydata to długa droga, dlatego z pewnością nie zmieścisz wszystkiego na jednej stronie. Narysuj linię wzdłuż poziomo ułożonej kartki, która będzie symbolizowała linię czasu i zaczynamy!

#1 Poszukiwanie pracy

Na początek od góry kartki rozpisz sobie poszczególne kroki i działania, jakie podejmuje kandydat, kiedy zaczyna poszukiwania pracy. Zacznij od etapu utraty pracy lub niezadowolenia z obecnej, bo ten krok jest początkiem dalszych działań zmierzających do poszukiwania nowego miejsca zawodowego.

#2 Zadania do wykonania

Na każdym z etapów rozpisz obok konkretne zadania, wyzwania, problemy, które kandydat musi wykonać, aby skutecznie znaleźć pracę. Chodzi tutaj o konkretne zachowania, ale również myśli czy przekonania, z którymi musi poradzić sobie kandydat.

#3 Emocje

Zastanów się teraz jakie emocje towarzyszą kandydatowi na każdym z etapów, z uwzględnieniem zadań, jakie ma wtedy do wykonania. Czy to proste i przyjemne obszary, czy raczej trudne i budzące lęk lub stres? Kiedy ustalisz jakie emocje towarzyszą kandydatowi, zaznacz je symbolicznie na osi, posługując się trzema emotikonami: buźki uśmiechniętej, neutralnej i smutnej.

#4 Trudności

Pod osią czasu dopisz jeszcze trudności z jakimi kandydat boryka się na przestrzeni poszczególnych etapów. Spójrz na te wyzwania nie tylko pod kątem jego ograniczeń i problemów, ale również pod kątem trudności, które generuje Twój obecny proces rekrutacyjny, np. zbyt skomplikowany formularz rekrutacyjny. 

#5 Punkty styku

Zaznacz na mapie te elementy, które są bezpośrednio związane z Twoją firmą, to tak zwane punkty styku. Dzięki temu zobaczysz w szerszej perspektywie ile faktycznie możesz zrobić dla swoich potencjalnych kandydatów podczas całej ich podróży poszukiwania pracy.

#6 Rozwiązania

Zaznacz na mapie te miejsca, na które masz bezpośredni wpływ i z którymi możesz coś zrobić. Zaprojektuj rozwiązania krótko i długoterminowe, które ułatwią kandydatowi przejście przez tę długą ścieżkę niełatwych doświadczeń. Pamiętaj o budowaniu efektywnego procesu dla organizacji, ale uwzględniając również pozytywne doświadczenia kandydata.

Poniżej znajdziesz jeden z moich rysunków mapy kandydata, którą wykonałam 🙂

Z badań przeprowadzonych przez eRecruiter wiemy, że co 6 kandydat wynosi negatywne doświadczenia z procesu rekrutacyjnego w danej firmie, a trzech na czterech z nich podzieli się swoją opinią w internecie i wśród znajomych. To nie tylko dramat dla marki pracodawcy na rynku, ale jak wiemy, każdy potencjalny kandydat jest również potencjalnym klientem. Złe wrażenia wpływają zatem bezpośrednio również na działalność firmy i sprzedaż.

Warto zatem przejść etap analizy i planowania, aby jako pierwsza osoba „na froncie” zbudować pozytywne doświadczenia i zachęcić nie tylko do pracy w naszej firmie, ale również do zakupienia naszych produktów czy usług.

3 pytania, których lepiej nie zadawać podczas rekrutacji

Było ostatnio o tym, jak weryfikować pytania, aby zadawać je z sensem i aby uzyskiwać z nich maksymalnie dużo użytecznych w ocenie informacji. Słuszność tych pytań jest zawsze związana z kontekstem stanowiska, na które rekrutujemy, bo to właśnie warunkuje obszary, o które chcemy lub musimy dopytać. Są jednak takie pytania, które absolutnie nie powinny paść z ust rekruterki i nie mam tutaj na myśli pytań dyskryminujących, które zakazane są prawem.

Trzy pytania, których nie zadawaj podczas rekrutacji.

#1 Jakie są Twoje słabe strony?

Jedno z najsłynniejszych, jakie możemy znaleźć w internecie. Jestem absolutnym przeciwnikiem, ponieważ według mnie obnaża kandydata, zmusza go do tego, aby mówić o sobie źle, a przecież nie po to kandydat przychodzi na rekrutację.

Podczas swoich rozmów dbam, aby kandydat na ile to możliwe czuł się dobrze i swobodnie. Uważam, że właśnie taka atmosfera wpływa na szczerość wypowiedzi i daje możliwość poznania prawdziwych doświadczeń, które bezpośrednio można odnieść do oczekiwań i wymagań na danym stanowisku. Pytanie o słabe strony burzy tę zależność, rujnuje atmosferę i wprowadza nerwowość i dyskomfort. W tych warunkach nie ma co liczyć na szczere i otwarte odpowiedzi, a co sprytniejszy i przygotowany przez wujka Google kandydat, odpowie i tak wadami, które może przekuć w pozytywy.

Druga strona medalu to po co nam znać słabe strony kandydata? Czy nie jest tak, że poszukujemy konkretnych umiejętności, doświadczeń czy cech osobowości, które kandydat posiada? Ja skupiam się na tym, co dana osoba może wnieść do organizacji, jak może odnaleźć się na tym stanowisku, dzięki swoim zasobom. Nie potrzebuję znać jego słabych stron, bo każdy takie ma. Jeżeli już naprawdę ważne dla nas jest, aby rekrutowana osoba nie przejawiała jakiegoś zachowania, to możemy zapytać o konkretną sytuację i przez pryzmat odpowiedzi wnioskować, jak w danej sytuacji zachowuje się kandydat. Mamy szerszy obraz, bo poznajemy w szczegółach podobne doświadczenie kandydata, a i zachowujemy przyjazną atmosferę.

Pozostaje jeszcze trzeci aspekt, czyli deklaratywność tych cech i pozostawanie odpowiedzi samych sobie. W rekrutacji poszukujemy przecież dowodów na to, że ktoś poprawnie wykonana zadanie, że zna się na rzeczy i ma już podobne doświadczenia. Co nam zatem po informacji, że ma jakąś silną lub słabą stronę, jak w zasadzie nie wiemy w jaki sposób ją przejawia i wykorzystuje.

#2 Co będziesz robił za 10 lat?

Śmieję się zawsze kiedy oglądam film „Praktykant” z Robertem DeNiro. Gra on tam 70 letniego mężczyznę, który stara się o praktyki w nowoczesnej firmie. Jeden z rekruterów zadaje mu pytanie „Co chce Pan robić za 10 lat?”. I to zdziwienie na twarzy aktora, kiedy myśli o sobie w wieku 80 lat. Rekruter szybko się reflektuje i przeprasza za pytanie, tłumacząc się procesem niedopasowanym do starszych osób.

No właśnie, kwestia dopasowania procesu do realiów ma tutaj ogromne znaczenie. O ile jeszcze kilkanaście lat temu mogło to być całkiem zasadne pytanie, bo większość ludzi spędzała w jednej firmie lata, a nawet całe życie zawodowe, o tyle dzisiaj taka praktyka należy już do rzadkości. 

Pisałam niedawno o kompetencjach przyszłości (jeśli jeszcze nie czytałaś, klikaj tutaj) i właśnie w ramach podobnych badań już dzisiaj wiemy, że zmieniamy pracę w ciągu całego życia kilkukrotnie i to jest normalne, związane z rozwojem technologi i gospodarki. W najbliższych latach będziemy równie często zmieniać nie tylko pracę, ale i zawód.

Kto z nas będzie w stanie przewidzieć co będzie robił za 10 lat? A nawet za 5 lat? A nawet co chciałby robić? Wszystko zmienia się tak szybko, że nie sposób odpowiedzieć coś sensownego na takie pytanie, a już na pewno wyciągnąć z tego informacje użyteczne do oceny w procesie rekrutacyjnym.

Jeśli już koniecznie musimy sprawdzić czy na przykład kandydat chce z nami zostać na dłużej, bo jest to szczególnie istotne, możemy go po prostu zapytać o pomysł na siebie, o plany zawodowe w ogóle, nie w konkretnym przedziale czasowym. Choć tak naprawdę nawet takie plany mogą szybko ulec zmianie.

#3 Proszę mi opowiedzieć coś o sobie.

Co opowiedziałabyś o sobie w sytuacji stresu, oceny i zaskoczenia? Ja pewnie powiedziałabym o rzeczach, które w ogóle nie mają związku z rekrutacją, pracą czy reklamą mojej osoby, bo w sytuacji stresu mówimy o pierwszych rzeczach, które przyjdą do głowy. A pierwsze co przychodzi mi do głowy mówiąc o sobie, to że mam dwa koty i lubię biegać. Czy takie informacje, Rekruterko, przydadzą Ci się w rekrutacji?

Na obronę tego pytania, często padają argumenty, że to fajne na rozluźnienie sytuacji, zbudowanie atmosfery, ale czy na pewno? Pomijając aspekt opisany wyżej, wychodząc z rekrutacji zastanawiałabym się „po co ja to w ogóle powiedziałam, przecież to nikomu nie było potrzebne, zbłaźniłam się”, lub inne jeszcze emocje, których można było uniknąć.

Wartość tych informacji też nie jest dla nas użyteczna. Pytanie jest bardzo szerokie, a możliwość odpowiedzi nieskończona. Nie zawsze treść tych odpowiedzi musi mieć cokolwiek wspólnego z pracą czy danym stanowiskiem. Nie możemy oceniać po tym kandydata, że na takie pytanie opowiedział nam o swojej rodzinie, wakacjach czy ulubionej potrawie. Sami zadaliśmy takie pytanie. A skoro tak, to czy na jego podstawie możemy w ogóle oceniać kandydata? Dla mnie to wątpliwa kwestia.

Jestem zdania, że jeżeli chcę się dowiedzieć czegoś konkretnego o kandydacie, po prostu pytam o to wprost, a najlepiej, jeśli jest to możliwe, przez pryzmat pytań behawioralnych. Dzięki nim sprawdzam od razu to, co mnie interesuje w kontekście konkretnych sytuacji, z którymi dana osoba już się w swoim doświadczeniu zetknęła.

Rekruterko, po co Ci to pytanie?

Kiedy pracuję z młodymi rekruterkami i przysłuchuję się prowadzonym przez nie rozmowom rekrutacyjnym, często pojawia mi się refleksja czemu ma służyć dane pytanie? Rozmowa przebiega sprawnie, kolejne pytanie pada z ust rekruterki, ale kiedy siadamy do podsumowania i zastanawiamy się jaką informację do oceny kandydata pod kątem stanowiska, wniosła odpowiedź, okazuje się, że w zasadzie żadną.

Jakie pytania zadawać?

Przede wszystkim takie, które właśnie wnoszą coś do procesu rekrutacyjnego. A wnoszą wtedy, kiedy uzyskujemy informacje pozwalające nam ocenić czy dany kandydat pasuje do naszych oczekiwań i jest w stanie wykonywać zadania, które są do zrobienia na danym stanowisku, czy nie. Co daje nam odpowiedź kandydata na pytanie o pacę w zespole, kiedy jego stanowisko jest w pełni indywidualne i niezależne od pracy innych osób?

Weryfikacja pytań

Spisz pytania, które najczęściej zadajesz podczas rekrutacji lub jeśli posługujesz się wspierającymi skryptami, zerknij teraz na nie. Zastanów się i odpowiedz sobie na poniższe pytania, aby zweryfikować czy Twoje pytania rekrutacyjne mają sens. Pamiętaj, aby rozpatrywać słuszność zadawanych pytań zawsze w kontekście określonego stanowiska i oczekiwań co do kandydata.

  1. Po co zadaję to pytanie?
  2. Jakie informacje dzięki niemu uzyskam?
  3. Jak odpowiedzieć na to pytanie pozwoli mi sprawdzić czy to odpowiedni kandydat?
  4. Co stracę, jeśli nie zadam tego pytania?

Dlaczego to ważne?

Czasami zdarza się, że zadajemy pytania, które nie wnoszą nic szczególnego do oceny w procesie rekrutacyjnym. Należy się wtedy zastanowić czy mają one sens? Nasz czas na poznanie kandydata jest ograniczony, a sama decyzja o zatrudnieniu opiera się często na informacjach pozyskanych tylko w trakcie rozmowy. Czy nie lepiej wykorzystać ten czas, żeby maksymalnie efektywnie sprawdzić dopasowanie danej osoby do stanowiska i zrekrutować z sukcesem? 

7 zasad rekrutacji zdalnej

To już raczej pewne, że rekrutacja online zostanie z nami na dłużej o ile w ogóle na stałe nie wpisze się w strategie rekrutacyjną organizacji. Dla wielu z nas była ona zaskoczeniem i działaliśmy trochę intuicyjnie, testując różne rozwiązania. Dzisiaj opowiemy sobie o10 zasadach prowadzenie zdalnej rekrutacji, dzięki którym zrobimy to profesjonalnie, ale i efektywnie.

#1 Narzędzie do prowadzenia spotkania wideo

Możesz skorzystać z narzędzi wideo, które oferuje dostawca ATS rekrutacyjnego. W dobie pandemii wiele firm zadbało o to, aby wdrożyć takie rozwiązanie do swoich systemów i platform. Jeżeli nie masz takiej możliwości, możesz skorzystać z bezpłatnych opcji jakimi są: Skype, Google Meet czy chociażby Messenger.

#2 Instrukcja dla kandydata

Pamiętaj, że dla kandydatów to również nowość, aby prezentować się przed pracodawcą w wersji „domowej”. Wiąże się to z dużym stresem, dlatego zadbaj przed spotkaniem, aby przekazać kandydatowi wszystkie ważne dla niego informacje, które pozwolą mu przygotować się do spotkania, a są to informacje:

  • w jakim narzędziu będzie prowadzone spotkanie
  • jakie są wymagania techniczne ze strony kandydata, aby mógł komfortowo się do niego podłączyć
  • czy na spotkanie kandydat może połączyć się z telefonu
  • w jaki sposób dostanie się do wirtualnego pokoju, czy ewentualnie będzie musiał wpisać jakieś informacje – tutaj warto krok po kroku opisać jak wygląda logowanie do platformy
  • na ile minut przed spotkaniem link będzie aktywny – w systemach stricte rekrutacyjnych link do umówionego spotkania może aktywować się na 10 minut przed planowaną godziną. Warto poinformować o tym kandydata, aby nie pomyślał, że coś nie działa kiedy kliknie w link wcześniej
  • jak on może przygotować sobie miejsce do tego spotkania – warto dać kilka podstawowych porad jak np. ciche pomieszczenie, dobre światło, spokojne otoczenie
  • o tym, żeby nie stresował się nagłymi sytuacjami, które mogą pojawić się w jego domu, np. wbiegające dziecko czy dźwięk dzwonka do drzwi. Fajnie zapewnić kandydata, że jesteśmy ludźmi i nam takie rzeczy również mogą się przydarzyć i my to doskonale rozumiemy

#3 Potwierdzenie mailowe z linkiem do pokoju

Koniecznie wyślij podsumowanie wszystkich informacji w mailu. W trakcie rozmowy kandydat może nie zapamiętać wszystkich informacji, a z pewnością chętnie powtórzy sobie wskazówki od Ciebie przed spotkaniem.

Nie zapomnij o najważniejszym – wklej link do wirtualnego pokoju!

#4 Sprawdzenie technicznych aspektów

Przed samym spotkaniem sprawdź czy Twoja kamerka i mikrofon działają prawidłowo. Jeśli bierze z Tobą udział menadżer lub inna osoba po stronie organizacji, również poproś ją, aby pojawiła się wcześniej i przetestowała narzędzie i łącze internetowe. Nikt nie chce przecież, aby na samym spotkaniu w stresie rozwiązywać techniczne problemy.

Warto podczas rozmowy online korzystać z zestawu słuchawek z mikrofonem. Dzięki temu ograniczamy możliwość łapania dźwięków z otoczenia, które mogą znacząco utrudniać przeprowadzenie spotkania zdalnego.

#5 Organizacja miejsca pracy

To ważne z perspektywy Twoje komfortu podczas spotkania, szczególnie jeśli realizujesz ich kilka pod rząd. Zadbaj o to, aby miejsce, z którego prowadzisz spotkanie było dla Ciebie po prostu wygodne. Nie będzie to dobrze wyglądało, jeśli Twoja postać będzie zbliżała się do kamerki nakierowując kadr na konkretną część Twojego ciała, podczas gdy Ty będziesz zmieniała pozycję na wygodniejszą. Pamiętaj również, aby wszystkie rzeczy potrzebne podczas spotkania jak kartka i długopis czy szklanka wody były pod ręką.

Zadbaj również o tło, które będą widzieć w kadrze Twoi rozmówcy. To niby banał, ale chyba zgodzisz się ze mną, że bałagan za Twoimi plecami czy rozwieszone pranie nie robią profesjonalnego wrażenia. Najlepiej, jeśli znajdziesz kawałek jednolitej ściany. Dobrze sprawdzają się również regały z książkami o ile oczywiście nie masz ta osobistych zdjęć czy innych przedmiotów.

Kolejnym ważnym aspektem jest oświetlenie. Nic tak nie psuje wrażenia jak ledwo dostrzegalna twarz. Przede wszystkim kontakt wzrokowy w  rozmowie online jest równie istotny jak podczas spotkania face to face. Ale skrajnie może zdarzyć się również, że Twoja sylwetka będzie mocno prześwietlona lub niedoświetlona, co utrudni skupienie się na rozmowie a w najgorszym wypadku rozpoznanie z kim w ogóle mamy do czynienia w tej rozmowie.

#6 Narzędzia online podczas spotkania

W wielu dostępnych platformach do prowadzenia spotkań wideo, możesz skorzystać z dodatkowych funkcji, które pomogą Ci przeprowadzić kompletny, ale i atrakcyjny proces rekrutacyjny. Możesz wykorzystać:

  • Udostępnienie ekranu, jeśli chciałabyś pokazać kandydatowi krótki film o firmie czy przedstawić coś na prezentacji
  • Czat do wklejenia linków do konkretnych zadań czy testów (do nich z kolei możesz wykorzystać inne narzędzia tj. Google Formularze czy Arkusze)

#7 Wylogowanie / zamknięcie spotkania

Nie zapomnij zakończyć spotkania poprzez zwykle czerwony przycisk zakończ, co nie zawsze jest równoznaczne z czerwonym x zamykającym stronę przeglądarki. Z jednej strony na niektórych platformach nie będziesz mogła rozpocząć kolejnego spotkania, ponieważ nie ma opcji prowadzenia dwóch równolegle. Z drugiej strony może się zdarzyć, że kandydat nie opuści od razy wirtualnego pokoju i może jeszcze słyszeć informacje, które są poufne i których słyszeć już nie powinien.

Jeśli nie jesteś przekonana do formy online prowadzenia rekrutacji, to pozwól, że na koniec powiem o jednym ważnym aspekcie, którego doświadczyłam przechodząc do zdalnego procesu.

Wzrasta liczba zrealizowanych rozmów w stosunku do liczby umówionych.

Dostępność i wygoda powodują, że spada odsetek odwoływanych czy po prostu olewanych spotkań rekrutacyjnych. Przekłada się to bezpośrednio na szybszą realizację całego procesu, ponieważ nie trzeba powtarzać kolejnych etapów rekrutacji ponownie.

RODO w rekrutacji cz. II

Dziś postaram się odpowiedzieć na wątpliwości pojawiające się w różnych etapach procesów rekrutacyjnych, które nie są bezpośrednio zaopiekowane w klauzulach i zgodach informacyjnych. Jeśli nie miałaś okazji przeczytać pierwszej części tego artykułu, wskocz do artykułu TUTAJ i czytaj! 🙂 

Zgoda na przyszłe rekrutacje

Jeżeli chcemy wykorzystywać spływające do nas aplikacje na potrzeby również innych procesów rekrutacyjnych, musimy zadbać o odrębną zgodę kandydata właśnie w tym celu.

Ciekawym rozwiązaniem w tej sytuacji, kiedy nie pozyskaliśmy wcześniej zgody na inne rekrutacje, a widzimy, że ten kandydat idealnie mógłby się sprawdzić w innej roli, jest wysłanie zaproszenia do udziału w innym procesie, gdzie kandydat jeśli będzie zainteresowany, aplikuje ponownie i wyrazi wszelkie wymagane zgody.

Rekrutacja z polecenia

Dotychczasowe systemy rekomendacji bazowały na zgłoszeniach przez naszych pracowników swoich znajomych. Przesyłali nam oni wtedy ich CV, bądź dane kontaktowe, dzięki którym mogliśmy dalej zadbać o kolejne etapy procesu oraz nagrodzić danego pracownika za polecenie do pracy.

Dzisiaj taka sytuacja nie może już mieć miejsca, a to właśnie ze względu na ochronę czyiś danych osobowych. Jednym z rozwiązań jest odwrócenie procesu i samodzielne aplikowanie osoby poleconej przez dedykowany link z opcją uzupełnienia informacji o osobie polecającej, czyli naszym pracowniku. Zabezpieczamy sobie wtedy temat wszelkich klauzul informacyjnych oraz koniecznych zgód. W tym wypadku podanie danych pracownika (imię i nazwisko) jest już uzasadnionym interesem, więc jest też zgodne z prawem.

CV na mailu

Zdarza się Wam, że pomimo opublikowanego ogłoszenia z linkiem do aplikowania, kandydat wysyła swoje CV bezpośrednio na Waszego maila? O zgrozo! A gdzie potwierdzenie zapoznania się z klauzulą informacyjną i wyrażenie koniecznych zgód? Wystrzegaj się tego, jak ognia.

Jeśli kolejnym razem dostaniesz CV na maila, wyślij wiadomość do kandydata z linkiem do aplikowania i poinformuj go, iż w związku z obowiązującym prawem, aplikowanie do firmy wymaga również zapozania się z klauzulą i ewentualnymi zgodami dodatkowymi, w związku z czym jego wiadomość z przesłanym dokumentem zostanie usunięta.

Drugą opcją jest przesłanie do kandydata obowiązku informacyjnego i ewentualnych dodatkowych zgód z prośbą o ich mailowe potwierdzenie, jednak odszukanie tego w przyszłości, w razie potrzeby, w skrzynce mailowej może być nie lada wyzwaniem, dlatego warto trzymać wszystko w jednym miejscu, jeśli oczywiście mamy do dyspozycji system wspomagający nasze procesy rekrutacyjne.

CV ze strony kariery

Zdarza się, że nasze strony karier zawierają opcje aplikowania nie koniecznie w odpowiedzi na ogłoszenie na konkretne stanowisko. Ze względu na przykład na brak poszukiwania konkretnej roli w danej sytuacji, dajemy możliwość aplikowania do tzw. bazy naszych kandydatów. Jak tutaj zadbać o zgodność z przepisami RODO?

Wystarczy, że w formularzu aplikacyjnym umieścisz informację, że przesyłając CV w momencie kiedy aktualnie nie prowadzimy rekrutacji, kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Ważne jest także, aby podać w tym miejscu okres przez jaki te dane będziemy w tej sytuacji przetwarzać.

Sankcje, czyli co Ci grozi?

Nie przestrzeganie przepisów RODO grozi karą finansową w kwocie maksymalnej 10-20 milionów euro lub 2-4% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. Całkiem niezłe sumy co?

Odpowiedzialność ponosi Administrator danych (najczęściej firma, w której pracujemy), ale pamiętaj, że jako Rekruterka, jesteś strażnikiem przestrzegania tych przepisów w swoim obszarze.

Procedura rekrutacyjna

Najlepszym zabezpieczeniem w kontekście RODO jest stworzenie procedury rekrutacyjnej, w której opisane będą:

  • czym jest proces rekrutacyjny
  • w jaki sposób zbierane są aplikacje kandydatów
  • jaki mamy cel w pozyskiwaniu konkretnych danych
  • przez jaki okres będziemy przetwarzać dane osobowe w poszczególnych przypadkach
  • ogólne zasady przetwarzania danych osobowych przyjęte w firmie
  • spis klauzul i zgód wykorzystywanych w procesach rekrutacyjnych.

Spisanie wewnętrznych procedur pozwoli nie tylko uporządkować proces i zadbać o RODO w najmniejszym szczególe. Wpłynie to również na możliwość łatwego udokumentowania przestrzegania przepisów na wypadek kontroli.


W kolejnym artykule z serii RODO, przyjrzymy się bliżej projektowaniu dokumentu procedury rekrutacyjnej i spróbujemy przeanalizować funkcjonujące w naszych firmach procesy.

CASE STUDY: Wywiad telefoniczny

Jak to się stało, że dołożenie kolejnego etapu procesu rekrutacyjnego realnie skróciło czas całej rekrutacji?

Przyznam, że początkowo podchodziłam sceptycznie do tego pomysłu. Wiedziałam ile rekrutacji robimy w moim zespole, jak trudno znaleźć nam czas na dodatkowe tematy, nie wspominając o podstawowych dobrych praktykach rekrutacyjnych dbających o kandydatów. Pomyślałam wtedy, że wprowadzenie kolejnego etapu selekcji, żeby innym było lepiej, jest po prostu bez sensu. Staram się jednak nie skreślać pomysłów bez ich testów, dlatego wdrożyliśmy etap wywiadu telefonicznego jako forma sprawdzenia kandydata przed ewentualnym zaproszeniem na spotkanie.

Screening w praktyce

Co badaliśmy w trakcie takiego wywiadu? W kontekście naszych procesów rekrutacyjnych, a były to stanowiska związane z bezpośrednią obsługą klienta, badaliśmy komunikatywność, znajomość naszej firmy i motywację. Dosłownie kilka pytań na bliższe poznanie, aby sprawdzić czy kandydat pasuje wstępnie do naszego profilu. Jeśli tak, zapraszaliśmy od razu na spotkanie rekrutacyjne. Jeśli nie, dawaliśmy sobie jeszcze chwilę czasu, aby porównać z pozostałymi kandydatami i wracaliśmy z mailowym feedbackiem.

W jaki sposób skróciliśmy proces?

Po kilku tygodniach testów okazało się, że inwestycja 15 minut  w wywiad telefoniczny pozwoliła „odsiać” kandydatów, których po CV zaprosilibyśmy na spotkanie rekrutacyjne, a którzy okazali się już w kontakcie przez telefon dalecy od naszych oczekiwań. Zaoszczędziliśmy zatem sporo czasu, który normalnie poświęcilibyśmy na każdorazowe spotkania, angażując przy tym nie tylko nas, ale również menadżerów.

Wnioski

Ostatecznie zaczęliśmy dostarczać menadżerom na rozmowy dużo mniejszą liczbę kandydatów (3-5), ale skuteczność tych rozmów znacznie się zwiększyła. W niemal 99% z zaproponowanych kilku osób, menadżer decyduje się na zatrudnienie, dzięki czemu szybko zamykamy proces rekrutacyjny i w efekcie szybko zatrudniamy nową osobę do pracy.


A Ty co myślisz o screeningu telefonicznym? Stosujesz go w swojej pracy?

RODO w rekrutacji cz. I

Od 25 maja 2018 roku obowiązuje nas RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych wprowadzone w całej unii europejskiej.

Jako osoby rekrutujące mamy dostęp do wielu danych osobowych naszych kandydatów, od imienia i nazwiska, po datę urodzenia, miejsce zamieszkania, telefon i mail kontaktowy aż po cały życiorys. W praktyce mamy dostęp do bardzo dużej liczby danych wrażliwych, a więc musimy je odpowiednio zabezpieczyć.

Co w praktyce znaczy RODO w rekrutacji?

#1 Obowiązek informacyjny

W każdym ogłoszeniu i w każdym formularzu aplikacyjnym powinniśmy zadbać o tzw. klauzule informacyjne, w których zapisujemy:

  • Dane administratora – nazwę (naszej) firmy oraz jej dane kontaktowe,
  • Informację w jakim celu będziemy te dane przetwarzać – przeprowadzenie procesu rekrutacji
  • Informację kto jest odbiorcą pozyskiwanych danych – kto poza administratorem będzie miał dostęp do danych (np. dostawca usług informatycznych)
  • Czas przetwarzania danych kandydata
  • Informację o możliwości cofnięcia wyrażonej zgody oraz wniesienia skargi
  • Informację o możliwości dostępu do swoich danych, ich korekty lub usunięcia

Kto jest administratorem danych i kto to jest procesor?

Administratorem danych jest firma czy osoba, która na swoje potrzeby dane te zbiera i ustala w jakim celu oraz w jaki sposób będzie je przetwarzać. Jest wtedy właścicielem tych danych i może je wykorzystywać zgodnie z celem.

Procesorem danych jest firma/osoba współpracująca z Administratorem, np. dostawca systemu rekrutacyjnego, który na potrzeby procesu w firmie dane przetwarza, ale nie jest ich właścicielem i nie może ich używać do swoich celów. 

Co ważne, zarówno Administrator jak i Procesor odpowiadają za bezpieczeństwo przetwarzanych danych przed GIODO, a Procesor dodatkowo również przed Administratorem. Jednak tylko Administrator ma obowiązek informacyjny przed kandydatem.

#2 Pozyskiwanie odpowiednich zgód

Zgodnie z kodeksem pracy na etapie rekrutacji od kandydatów możemy wymagać podstawowych danych tj. imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg zatrudnienia. Te dane opisane są prawnie, dlatego do ich przetwarzania nie jest potrzebna oddzielna zgoda, są one obowiązkowe, jeśli są równocześnie uzasadnione potrzebą rekrutacyjną.  Jeśli nie mamy takiego uzasadnienia, np. na poszukiwanym przez nas stanowisku wykształcenie nie ma znaczenia, to do przetwarzania tych danych potrzebna jest już nam odrębna zgoda kandydata.

Wszelkie dane dobrowolne a więc takie, które nie są ujęte w kodeksie pracy oraz nie wymagamy ich na etapie ogłoszenia, muszą być potwierdzone zgodą kandydata. Tutaj zatem musimy przygotować nasze formularze, aby znalazł się tam checkbox do potwierdzenia (dane wrażliwe) lub informacja, że przesyłając swoją aplikację kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie dodatkowych, niewymaganych danych.

Co ciekawe, jeżeli dane są obowiązkowe i wynikają z przepisów prawa pracy, to kandydat, który tych danych nam nie podał może zostać wykluczony z całego procesu rekrutacyjnego bez narażania się na dyskryminację.

Z drugiej strony, jeżeli kandydat przesyła nam dobrowolnie niewymagane przez nas dane, to nie mogą być one podstawą podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu lub nie do dalszego etapu procesu rekrutacyjnego.

O dane dobrowolne nie możemy również prosić kandydata, nawet informując go, że są one nieobowiązkowe. Każdorazowo kandydat musi je przesłać z własnej inicjatywy i wyrazić na nie zgodę, abyśmy mieli podstawę je przetwarzać. 

Istnieje również możliwość pozyskiwania obowiązkowych danych spoza kodeksu pracy, pod warunkiem, że możemy to uzasadnić pod kątem stanowiska pracy. Ważne jest, aby cel był realny i nie do podważenia. W tym wypadku nie jest wymagana zgoda, ale kandydat ma prawo odmówić przesłania nam tych danych. Mamy jednak tutaj swój przywilej, ponieważ jeżeli kandydat nie udostępni tych danych, możemy wykluczyć go z całego procesu rekrutacyjnego. Dobrym przykładem jest tutaj zaświadczenie o niekaralności w zawodach, które tego wymagają.

#3 Prawa kandydatów

Każdy kandydat mam prawo wglądu w swoje dane, które pod jego nazwiskiem przetwarzamy, a nawet może zażądać ich kopii. Taka kopia obejmuje wtedy wszystkie dane, które przetwarzamy, również nasze notatki. Jedynym wyjątkiem, kiedy możemy nie udostępnić wszystkich danych dotyczących danej osoby są sytuacje, kiedy naraża to inne obszary firmy, np. Tajemnica przedsiębiorstwa czy tajemnica korespondencji. 

Kandydat ma prawo dokonać zmian w swoich danych lub je usunąć i dobrze, aby było to równie proste jak podanie tych danych. Systemy rekrutacyjne najczęściej posiadają już taką opcję, aby w wiadomościach wysyłanych do kandydatów umieścić link z dostępem do edycji swoich informacji lub też do ich usunięcia.

W przepisach RODO ciekawym prawem kandydata stała się także możliwość przeniesienia danych, co oznacza, że kandydat może nas poprosić o przeniesienie swoich danych do innego pracodawcy a u nas je na przykład usunąć. W takiej sytuacji mamy obowiązek spełnić żądanie kandydata.

Co ważne, jeżeli kandydat wycofa swoją zgodę na przetwarzanie danych, to nie możemy ich dalej wykorzystywać do celów rekrutacyjnych, ale możemy je jeszcze pozostawić w celu ewentualnych roszczeń. Istotne jest wtedy, aby zachować tyle niezbędne informacje.

#4 Czas przetwarzania

Z założenia przetwarzanie danych osobowych powinno ustąpić w momencie ustania celu, czyli jeśli zbieraliśmy dane od kandydatów na potrzeby danej rekrutacji, a ona właśnie się zakończyła, to w tym momencie również ustał nasz cel pozyskiwania danych, a więc zakończył się również okres, kiedy te dane mogliśmy przetwarzać.

Ze względu jednak, że proces rekrutacyjny jest bardziej złożony, możemy dalej przechowywać dane, ponieważ mogą służyć do zabezpieczenia innych celów, na przykład związanych z roszczeniem. Okres przechowywania danych należy skonsultować i ustalić z osobą odpowiedzialną w firmie za ochronę danych osobowych lub z prawnikiem.


W kolejnym artykule, który opublikuję w kolejnym tygodniu, dowiesz się jak przestrzegać prawa RODO w najczęściej spotykanych sytuacjach w pracy Rekruterki, czyli:

  • zgoda na przyszłe rekrutacje, 
  • system poleceń
  • CV wysłane na maila
  • Aplikowanie „do bazy” kandydatów przez stronę kariery

O czym marzy Rekruterka?

Marzenia osób pracujących w rekrutacjach nie są zbytnio wygórowane. Znalezienie idealnego kandydata, najlepiej szybko i do tego z krótkim okresem wypowiedzenia. Czy to aż tak wiele?

Badanie eRecruiter

Z okazji świąt zespół eRecruiter wysłał do swoich klientów zabawną ankietę pytającą rekruterów co chcieliby dostać pod choinkę. Kiedy czytałam podsumowanie ankiety, na moje twarzy pojawił się uśmiech. Dzisiejsza rzeczywistość trochę się zmieniła. Nie tak łatwo znaleźć kandydata, trzeba włożyć sporo pracy, poszperać w różnych źródłach, zanim objawi się ten idealny. Nie jest to ani szybkie, ani napawające optymizmem.

Okazało się jednak, że rekruterzy marzą dzisiaj o innych rzeczach w swojej pracy, właśnie w związku z obecną sytuacją na rynku.

# Zadowoleni kandydaci

# Pomocnik do kontaktu z kandydatami

# Asystent rekrutacji

To bardzo ciekawe, bo oznacza, że mamy w naszych firmach sporo pracy, a więc jesteśmy tam potrzebni. Z drugiej strony nie idziemy na ilość, ale na jakoś i zaczynamy poważnie myśleć o pozytywnych doświadczeniach naszych kandydatów, czyli o candidatey experience.

Moje marzenie

Moim marzeniem w obszarze rekrutacji jest udzielanie feedbacku każdej osobie, która wzięła udział w rozmowie. I to nie feedbacku typu „tak, jesteś super” lub „nie, zdecydowaliśmy się na kogoś innego”, ale informacji zwrotnej ze wskazaniem mocnych stron oraz obszarów rozwojowych.

A ty? O czym marzysz jako Rekruterko? 🙂


Pełny opis ankiety eRecruiter TUTAJ!

Intuicja w pracy Rekruterki

Zdarzyło Ci się kiedyś rekrutować na podstawie intuicji? Ale tak w 100% na podstawie intuicji? Albo usłyszałaś kiedyś może od menadżera, że nie wie dlaczego, ale czuje, że ten kandydat będzie dobry?

Czym jest intuicja?

Definicja słownika mówi o tym, że intuicja to przeczucie, narzucające się przekonanie, którego nie można w pełni uzasadnić, a nawet zdolność przewidywania. Najczęściej właśnie intuicja to nasze przeczucie na temat kogoś lub czegoś. Nie zastanawiamy się skąd biorą się dane myśli w naszej głowie, nie analizujemy. Po prostu, mamy taką myśl i już.

Gdyby ta zdolność przewidywania dawała 100% pewności co do efektu, warto byłoby mieć intuicję i zawsze z niej korzystać. Rzeczywistość bywa jednak zupełnie inna. 

Intuicja w rekrutacji

Intuicja w pracy rekrutera to pewne poczucie, że kandydat sprawdzi się na danym stanowisku. Skąd ono się bierze? Nie wiemy. Po prostu wydaje nam się, że akurat ten człowiek dobrze wpasuje się w pracę, jakiej od niego oczekujemy. Zrekrutowałaś tak kiedyś człowieka? Jasne, że tak! Ja też… 

Jednak jak myślę sobie o tym dzisiaj, to zastanawiam się czy to dobry kierunek? Może akurat trafiłam i pracownik faktycznie fantastycznie sprawdził się w swojej pracy. Może jednak był to zupełny przypadek albo co grosza intuicja zawiodła i nowa osoba szybko pożegnała się z nową rolą. Skąd mamy wiedzieć? 

Myślenie bez intuicji jest puste, intuicja bez myślenia jest ślepa

Albert Einstein

To jest odpowiedź na nasze pytanie! Nie powinnyśmy opierać naszej decyzji wyłącznie o przeczucie, które nami kieruje, choć nie pozostaje ono bez znaczenia. Przede wszystkim liczy się zbadanie cech, kompetencji czy wartości kandydata i porównanie ich z naszym profilem oczekiwanym. Wygrywa najlepszy. 

Co zrobić z intuicją w rekrutacji?

Czasami jednak ten najlepszy wydaje nam się nie być odpowiedni i co wtedy?

Warto prowadzić rekrutacje przy współudziale drugiej osoby, która powie również o swoich wrażeniach i opiniach po rekrutacji. Porównanie doświadczeń pozwoli sprawdzić czy tylko my mamy takie przeczucie, że coś tu nie gra, czy to wrażenie zakiełkowało także w innym uczestniku rozmowy.

Nie daj też menadżerom przestrzeni do argumentu na odrzucenie kandydata pod tytułem „coś mi nie gra”, „nie ma między nami chemii”, „nie czuję tego kandydata”. Oczywiście, że to ważne w codziennej pracy, aby menadżer miał komfort pracy z daną osobą, ale czy zawsze jest to konieczne? Co jeśli szukamy kogoś na stanowisko od pół roku? Albo realizujemy rekrutacje masowe? Czy wtedy też mamy taką przestrzeń na „wybrzydzanie”? Decyzja należy do menadżera, ale musi być poparta konkretnymi faktami, zachowaniami czy wypowiedziami kandydata z rozmowy rekrutacyjnej.

Więc jak to z tą intuicją?

Nie daj się zwieść przeczuciu i nie podejmuj decyzji tylko na jego podstawie. Pamiętaj, że jesteś rozliczana z efektów. I o ile oczywiście nie możesz przewidzieć w 100% co się wydarzy, to jednak kiedy będziesz miała w ręku merytoryczne argumenty, będą one działały na Twoją korzyść.


A jak Ty wykorzystujesz swoją intuicję w rekrutacji? 🙂 Daj znać w komentarzu!

Kim jest współczesna Rekruterka?

Jeszcze kilka lat temu rekruterka to była osoba, która po prostu znajdowała kandydata wklepując treść ogłoszenia na portalu, przeglądając napływające CV, rozmawiając i oferując komuś pracę. Dziś ta rola bardzo ewaluowała i wygląda zupełnie inaczej.

Niedawno odebrałam telefon o znajomej osoby, która po 6 latach zastanawia się nad powrotem na rynek pracy. Podpytywała mnie jak to dzisiaj wygląda w pracy w rekrutacji, co się zmieniło, jak się dzisiaj poszukuje kandydatów do pracy. Była ciekawa ile po tych 6 latach musiałaby nadrobić, aby skutecznie wykonywać swoją pracę. Kiedy opowiedziałam jej jak dzisiaj rekrutuję była przerażona. Nie mogła uwierzyć w moje słowa.

Kompetencje rekruterki

A to za sprawą rozwoju technologii i coraz to nowszych pomysłów i sposób na przyciągnięcie i poszukiwanie kandydatów. Dzisiaj to już nie jest tylko przebieranie w CV, dzisiaj w zakres rekrutacji wchodzi grafika, reklama, social media, elementy programowania, sprzedaż, technologie, a ponad to psychologiczne aspekty związane z czytaniem między wierszami, wyciąganiem z tego wniosków i generalnie prowadzenia rozmowy w skuteczny sposób. Za tym idą jeszcze kwestie badania potrzeb, doradztwa i przewidywania efektów.

Myślę, że można by dopisać tutaj jeszcze szereg innych umiejętność, które posiada osoba zajmująca się dzisiaj rekrutacją, ale rozprawmy się z tymi najważniejszymi 🙂

GRAFIKA i REKLAMA = MARKETING

Od czego zaczynamy poszukiwanie kandydatów? Od wyboru kanałów i źródeł, z których będziemy mogli ich pozyskać. Kiedyś wstawiało się ogłoszenie na jeden czy dwa portale o pracę i było z czego wybierać. Kandydaci sami zgłaszali się do pracy. Dzisiaj to my musimy ich szukać i tutaj pojawiają się takie kompetencje jak znajomość social mediów i innych miejsc, gdzie mogą pojawiać się nasi potencjalni kandydaci. Musimy „wymyślać”, gdzie ich szukać oraz jak. Musimy też wiedzieć jakie treści najchętniej czytają, oglądają czy sami publikują, aby skutecznie zaprojektować kolejne kroki rekrutacji.

W naszej pracy jesteśmy też odpowiedzialne za przygotowanie atrakcyjnego ogłoszenia, które będzie sexy dla naszego kandydata. Nie jest to nic innego jak odpowiedni copywriting, który dobrze przemyślany pokaże nasze mocne strony, zachęci kandydata do aplikowania i przyciągnie do nas te perełki, których szukamy.

W ślad za tym idzie także przygotowanie atrakcyjnej grafiki, która z jednej strony będzie nowoczesna i przyciągająca uwagę, aby wyróżniła się wśród tysięcy postów na wallu, z drugiej strony, będzie profesjonalna i dopasowana do naszej identyfikacji wizualnej firmy.

PROGRAMOWANIE

Poza opublikowanymi w rożnych źródłach ogłoszeniami czy kampaniami, nie poprzestajemy w działaniach i wykorzystujemy również inne metody na poszukiwanie kandydatów, tak zwanych kandydatów pasywnych. Chcemy dotrzeć do tych najlepszych, czasem do tych, którzy wcale nie szukają pracy. I tutaj z pomocą przychodzi nam wiedza z zakresu programowania. Odpowiednie operatory, którymi możemy wyszukać dokładne profile poszczególnych osób, to nic innego jak zaczerpnięte z IT sposoby na zaawansowane wyszukiwanie.

SPRZEDAŻ

Wszystkie powyższe działania sprowadzają się też do promowania marki pracodawcy i sprzedawania jego idei, wartości i misji w taki sposób, aby potencjalni pracownicy wręcz nie mogli się doczekać telefonu od rekrutera z propozycją spotkania. Takiej sztuki dorobili się tylko wytrwani handlowcy 🙂 Z tych umiejętności skorzystamy również na etapie składania oferty o pracę, czy chociażby budowania relacji z kandydatami, którym na dany moment nie możemy zaproponować stanowiska w naszej firmie.

TECHNOLOGIE

NIe ma się też co oszukiwać, że im więcej rozwiązań, aplikacji czy systemów znasz, tym lepiej. Procesy rekrutacyjne można automatyzować, ale trzeba wiedzieć jak. Trzeba mieć chęć zaprzyjaźnienia się z systemem, poklikania w nim różnych rzeczy i zaprojektowania rozwiązań, które spełnią nasze potrzeby a nie zawsze ujęte są wprost jako gotowa funkcja. Warto też sypać z rękawa dodatkowymi rozwiązaniami: potrzebuję grafiki? Canva. Potrzebuję ankiety? Formularze Goole lub Forma z Offica. Potrzebuję animowane video? Toonly. Trzeba przygotować duży projekt rekrutacyjny? Trello. Na każdą potrzebę można znaleźć rozwiązanie w świecie technologii i w dużej mierze w technologii online.

PARTNER BIZNESOWY

Wokół kandydata nie kręci się też cały rekrutacyjny świat. Wewnątrz organizacji pełnimy też bardzo ważne role psychologa, doradcy i mentora w jednym. Pomagamy analizować kogo potrzebuje nasz menadżer, doradzamy na czym się skupić, jak zbadać kompetencje, a w konsekwencji kogo wybrać, aby nowy pracownik realizował swoje zadania zgodnie z oczekiwaniami. Uczymy też jak skutecznie prowadzić proces i wybierać kandydatów, jak przyciągać i jak dbać o te dobre doświadczenia, które budujemy jako pracodawca.

Podsumowanie

Praca w obszarze rekrutacji to dzisiaj ciężka harówka na wielu frontach. Rekruterka zdecydowanie nie może nudzić się w swojej pracy i z pewnością nie znajdzie tutaj permanentnej monotonii. To praca w wielu wymiarach, ale jakże rozwojowa.


A jak wygląda Twoja praca Rekruterki? Jakie jeszcze umiejętności dodałabyś do powyższej listy? Napisz w komentarzu 🙂

Stres w pracy Rekruterki

Stres – to już tak powszechne słowo, że nikt nie traktuje go jako coś wyjątkowego. Stres w pracy był, jest i będzie i nie da się go uniknąć. Ale czy na prawdę stres musi być nieodłącznym elementem naszej pracy?

Kiedy się stresujemy?

9 najczęstszych przyczyn stresu w pracy rekrutera.

Zaczynając pracę w rekrutacji, nie trudno o silną dawkę stresu. Z jednej strony wszystko jest dla nas nowe: nowe miejsce pracy, nowi ludzie, nowe zasady i normy i jeszcze wiele innych nowych rzeczy. Niepotrzebnie jednak w wielu organizacjach początkującym rekrut erom dokłada się dodatkowe czynniki, których w prosty sposób można uniknąć. Co zatem powoduje, że jako rekruterki stresujemy się w naszej nowej roli?

#1 Zlecenie rekrutacji przez menadżera

O co powinnam zapytać? Czego się dowiedzieć? Jak mam mu powiedzieć, że to powinny być inaczej? 

#2 Selekcja CV

Na co mam zwracać uwagę? Po czym poznam, że ten kandydat to właśnie ten, którego szukam? Jak mam wybrać najlepszych? Skąd mam wiedzieć których kandydatów wysłać menadżerowi, przecież tutaj w CV nie ma tych rzeczy, o których rozmawialiśmy? A jak powie, że w ogóle nie tego szuka?

#3 Telefon do kandydata

Co mam mu powiedzieć? A jak mnie zapyta o szczegóły? A jak nie będę znała odpowiedzi na pytanie? Co jeśli powiem coś nie tak? I jak w ogóle mam zgrać te kalendarze wszystkich osób?

#4 Prowadzenie spotkania

O co mam zapytać tego kandydata? Jak podzielić spotkanie? Co jak zapomnę o co miałam zapytać? Co powinno po kolei się pojawić? Czy zaproponować wodę czy nie? Jak długo mam prowadzić to spotkanie? 

#5 Zadawanie pytań

Kończą mi się pytania, o czym jeszcze rozmawiać? Czy mogę zadać to pytanie, czy to raczej nie na miejscu? Czy to ja powinnam o wszystko pytać, czy menadżer też ma się włączyć? A co z odpowiedzią na pytania kandydata? Kto ich udziela?

#6 Notatki

Nie zdążyłam jeszcze zapisać co mówił, a już muszę znowu pytać. O co pytać teraz? Pisać hasła czy wszystkie jego wypowiedzi? Nie mam już miejsca na tym CV, gdzie mam to zapisać?

#7 Informacje o stanowisku

Jak menadżer nie odpowie, to ja nie wiem. Jak mogę powiedzieć, że nie wiem. Co jeśli kandydat dopyta o zespół? Ile osób pracuje w tym zespole? Jak się tam pracuje? 

#8 Podjęcie decyzji

Co ja mam wielce do powiedzenia, i tak mnie ten menadżer nie słucha. Kto by się liczył z moim zdaniem na początku mojej pracy? Jak mam powiedzieć menadżerowi, że ten kandydat nie jest ok? I skąd mam w ogóle wiedzieć czy ten kandydat jest ok, skoro nie pamiętam co on w ogóle mówił?!

#9 Składanie odmownego feedbacku

Co mam mu powiedzieć, że dlaczego dnie? Jak mam mu to powiedzieć? A co jeśli się z tym nie zgodzi i będzie ze mną dyskutował? Jak go nie zdemotywować a zachęcić do pracy nad swoimi obszarami rozwojowymi?

W Twojej głowie również pojawiają się podobne wątpliwości? Ośmielę się powiedzieć, że przechodzi przez to każda początkująca w rekrutacji osoba. Wiele z tych obaw da się wyeliminować pod warunkiem, że dobrze przygotujemy się do swojej pracy. Powinna o to zadbać organizacja, ale jaka jest rzeczywistość, każdy wie…

Jak poradzić sobie ze stresem rekrutera?

TIP #1 Zmień swoje myślenie

To utarte zdanie, ale prawdziwe – pomyśl, że kandydat stresuje się bardziej od Ciebie. Możesz sobie tutaj wyobrazić, że masz pewną władzę. To przecież między innymi od Twojej oceny zależy, czy on dostanie tę pracę czy nie. Możesz zatem mentalnie postawić się „wyżej”, oczywiście w przenośnym tego słowa znaczeniu. Na rekrutacji budujemy partnerską relację, a ta technika po prostu może pomóc Ci zbudować większą pewność siebie w trakcie rozmowy.

TIP #2 Korzystaj z narzędzi, szablonów i innych materiałów

W początkowym etapie naszego rozwoju korzystanie z pomocy na samej rekrutacji to nic złego. Ostatecznie chodzi przecież o efekt w postaci wyboru odpowiedniego kandydata na poszukiwane stanowisko. Jeśli masz czuć, że kontrolujesz sytuację i pomagają Ci w tym drukowane materiały, korzystaj z nich!

TIP #3 Twórz własne pomoce

Potrzebujesz zapisać sobie przebieg pierwszej rozmowy przez telefon? Spisać strukturę rozmowy, przygotować wstępne pytania czy sklecić na szybko własny szablon rozmowy? Rób to! Najlepsze pomoce to takie, które są przygotowane pod nasze potrzeby. Z czasem będziesz ich potrzebowała coraz mniej, bo to co spisujesz sama łatwo zostanie w Twojej głowie 🙂

TIP #4 Poszukuj informacji w sprawdzonych źródłach

Pamiętaj, że nie wszystko co napisane o rekrutacji w internecie to dobre źródła inspiracji. Możemy tam znaleźć porady, które nie mają realnego zastosowania w praktyce. Korzystaj ze wskazówek z zaufanego źródła, a wypróbowanie metody na sali rekrutacyjnej przyniesie pozytywne efekty.

TIP #5 Zrób dobry kurs

A dobry to taki, po którym będziesz rekrutować z pasją, a nie ze stresem 🙂 Wiesz o czym mówię? Oczywiście! Już niedługo na rynku pojawi się mój kurs online, który zadba o wszystkie te obawy, które wypisałam powyżej, a nawet o wiele więcej. Popracujesz nad swoim warsztatem rekruterskim od A do Z, nic Cię nie zaskoczy, obiecuję!


A jak Ty radzisz sobie dzisiaj ze stresem w pracy rekrutera? Podziel się swoimi TIPami 🙂

Rekruterka w firmie – CASE STUDY

Dzisiaj na przykładzie historii z mojego życia wziętej opowiem Wam, co zainspirowało mnie do założenia bloga oraz stworzenia kursu online dla Rekruterek.

Kiedy w swoim doświadczeniu zawodowym miałam okazję uczestniczyć w centralizowaniu się spółek i procesów biznesowych, m.in. również HR-owych, z dnia na dzień otrzymałam zespół, który w różnych spółkach zajmował się tematami rekrutacyjnymi.

Z jednej strony bardzo się ucieszyłam, że w moim zespole znajdą się już doświadczone osoby. Z drugiej strony zdawałam sobie sprawę, że każda z tych osób ma swoje przyzwyczajenia, nawyki i standardy procesów rekrutacyjnych, co może być wyzwaniem przy standaryzacji działań na całą Polskę.

Co się okazało?

Po pierwszych rozmowach w zespole oraz po pierwszych spotkaniach rekrutacyjnych okazało się, że dziewczyny (bo był to damski team :)) mają w sobie ogrom empatii, intuicji i potrzeby zadbania o kandydata, co jest niezwykle ważne w zadbaniu o przebieg całego procesu. Nie było tam jednak świadomej rozmowy, pytań dopasowanych do tego, jakich informacji chcemy uzyskać, brakowało również jasno określonej struktury spotkania. Wszystko działo się „na czuja”, bo ktoś kiedyś dał kartkę z pytaniami i kazał prowadzić rekrutacje.

W indywidualnych rozmowach prowadzonych na przestrzeni czasu dowiedziałam się, że danie takich prostych wskazówek jak struktura, refleksja nad pytaniami czy informacja o co musimy zadbać w trakcie rozmowy były trochę jak rocket science. Nagle rozmowy rekrutacyjne zaczęły mieć sens, można z nich było wydobyć interesujące z perspektywy stanowiska informacje, a co najważniejsze, można było świadomie podjąć decyzję o zatrudnieniu.

3 największe wyzwania w prowadzeniu rekrutacji

#1

Największym wyzwaniem, jakie widziałam w swoim zespole była struktura spotkania. Od czego zacząć, o czym powiedzieć na początku, o co zadbać na końcu. Ważne było również podkreślenie, że to struktura, która ma pomóc a nie utrudnić prowadzenie spotkania, dlatego powinniśmy stosować ją elastycznie. Niemniej pewne informacje muszą się pojawić i ich uporządkowanie pozwoliło opanować stres i skupić się na tym co najważniejsze.

#2

Kolejnym wyzwaniem było zadawanie „właściwych pytań”. Miałam okazję prowadzić rozmowę feedbackowi z jedną z dziewczyn po jej spotkaniu rekrutacyjnym. Kiedy przeszłyśmy do kwestii zadawanych pytań, sama zapytałam ją wprost „a co to pytanie mówi Ci o kandydacie w kontekście stanowiska?”. Zapadła krótka cisza, po czym usłyszałam odpowiedź „w sumie nic”. I nie było to pytanie w stylu „gdzie widzisz się za 10 lat”, którego nie lubię (ale o tym już w innym artykule), ale pytanie, które w obliczu innych rekrutacji, innych stanowisk, mogło być zasadne, jednak zupełnie nie dopasowane do aktualnej rekrutacji.

#3

Wskazówką bardzo przydatną okazał się również sposób na robienie notatek. Notatek, które z jednej strony pomagają podjąć na końcu decyzję, którego kandydata chcemy zatrudnić, ale również notatek, które w łatwy sposób pozwalają nam później udzielić konstruktywnego feedbacku drugiej osobie, co już nie było takie oczywiste. Wcześniejsza praktyka pokazywała, że nigdy nie informowano kandydatów o szczegółowych powodach decyzji, co dla mnie jest szalenie istotne w budowaniu tzw. pozytywnych doświadczeń kandydatów.

Niesamowite jak rzeczy, które wydawały mi się oczywiste, pozwalały w bardzo szybkim tempie rozwijać się „moim” Rekruterkom i realizować ogromny progres w standardzie i jakości całego procesu rekrutacyjnego. 

Wnioski

To tylko niektóre przykłady, które miałam okazję zaobserwować przy okazji tej sytuacji zawodowej. Wszystkie jednak pokazały mi właśnie na ile przykłada się uwagę do szkolenia rekruterów, ich rozwoju w tym obszarze, ale przede wszystkim do odpowiedniego ich wdrożenia.

Miałam okazję podzielić się swoimi doświadczeniami, wskazówkami i wizjami najlepszych procesów rekrutacyjnych. Zespół, który otrzymałam okazał się wyjątkowo chłonnym informacji, praktycznych ćwiczeń i dzięki temu dzisiaj dziewczyny same czują i mówią mi o tym, że w końcu wiedzą jak rekrutować skutecznie i bez stresu.

Stało się to moją misją, aby trafić z tą wiedzą i praktyką do jak największej liczby osób, które są w podobnej sytuacji, które wewnętrznie same czują, że potrzebują więcej. Jeśli firma nie jest w stanie tego dać, może moje artykuły, wpisy w social mediach, gotowe ćwiczenia i materiały i wreszcie kurs online, pozwolą zrealizować te potrzeby.

#Ćwiczenie

Zachęcam Cię dzisiaj do spojrzenia na swoją listę najczęściej zadawanych podczas spotkań rekrutacyjnych pytań i refleksji – co to pytanie mówi mi o kandydacie w kontekście tego stanowiska?


Zachęcam Cię do pozostawienia komentarza pod tym postem. Podziel się swoją opinią i refleksją w tym temacie.

Rekrutacja krok po kroku [CHECKLISTA]

Zastanawiasz się jakie elementy powinna zawierać dobra rekrutacja? Z ilu etapów powinien składać się proces i w ogóle od czego zacząć a na czym skończyć?

Dziś rozprawimy się ze szkieletem naszej pracy, czyli pokażę Ci jak krok po kroku zrealizować proces rekrutacyjny! Oczywiście każdy proces może być ułożony w inny sposób w różnych organizacjach. W jednych włącza się menadżerów w proces selekcji CV, w innych nie. W jednych robi się jedno spotkanie rekrutacyjne, w innych dwa lub trzy. Wszystko zależy także od rangi stanowiska, na które rekrutujemy. Ja jednak pokaże Ci dzisiaj model, z którego najczęściej korzystam w swoim doświadczeniu.

Ze względu na obszerny temat ten artykuł może wydawać się długi. Możesz go sobie podzielić na etapy i przeczytać w kilku częściach. Potraktujmy to jako bazę do naszych kolejnych, krótszych już wątków 🙂 Na końcu możesz pobrać checklistę, która jest podsumowaniem całego wpisu 🙂

Zaczynamy.

Pierwszym krokiem jest weryfikacja zapotrzebowania, które zostało nam zlecone. Sprawdzamy na przykład czy to stanowisko zostało zabudżetowane, czy jest zgoda przełożonego naszego menadżera na zatrudnienie itp.

Kiedy zatrudnienie zostało zatwierdzone, przechodzimy do omówienia profilu kandydata. To pozornie łatwe zadanie, szczególnie jeśli w organizacji istnieje dokument KOS, czyli karta opisu stanowiska. Jednak każdy menadżer może mieć swoje indywidualne preferencje co do osoby, z którą chce pracować. Dlatego warto ustalić poza zadaniami, jakie dana osoba będzie wykonywać oraz oczekiwaniami formalnymi co do stanowiska, czego jeszcze oczekuje od kandydata menadżer. To ważna podstawa zarówno do ogłoszenia o pracę jak i weryfikacji kandydatów na poszczególnych etapach rekrutacji.

Kiedy mamy ustalony profil kandydata zabieramy się do pracy i zakładamy rekrutację w naszym narzędziu do zarządzania tymi procesami. Może to być prosty lub rozbudowany system ATS, na przykład jeden z bardziej popularnych na rynku eRecruiter lub też zwykły excel, w którym spisujemy najważniejsze rzeczy.

Ważne – jeśli używasz excela dobrze zaprojektuj jego strukturę. W przyszłości, kiedy zbierze Ci się dużo projektów, warto łatwo po nim nawigować i wyszukiwać potrzebne informacje (będzie jeszcze o tym mowa na blogu :)).

Dobrym zwyczajem jest także informowanie naszego menadżera o postępach w projekcie, dlatego po wszystkich powyższych krokach potwierdzamy, że rozpoczęliśmy zbieranie aplikacji. Dzięki temu menadżer nie tylko będzie na bieżąco posiadał informacje co się dzieje, zbudujemy z nim również partnerską relację i zaufanie, a w konsekwencji nasz autorytet. Warto 🙂

Publikacja ogłoszenia.

Z rozmowy o profilu kandydata posiadamy już wszystkie informacje, aby zaprojektować ogłoszenie. Nanosimy je na szablon, który obowiązuje w firmie i oczywiście potwierdzamy go z menadżerem. Być może będzie chciał wprowadzić jeszcze drobne poprawki lub doda istotny punkt, o którym zapomniał wcześniej. Jeśli mamy akceptację, publikujemy ogłoszenie w dostępnych nam źródłach. Mogą to być tradycyjne portale typu pracuj.pl czy olx.pl, ale również media społecznościowe czy lokalne platformy do ogłoszeń o pracę.

W przypadku działań w mediach społecznościowych, warto skonsultować się tutaj z działem marketingu, aby nie promować materiałów, szablonów czy treści nie będących w zgodzie z komunikatami udostępnianymi do klienta.

Selekcja CV i preselekcja telefoniczna.

Kiedy ukończymy powyższe kroki, możemy spodziewać się spływających do nas aplikacji kandydatów. Aby proces był prowadzony płynnie, codziennie zaglądamy w naszą bazę i weryfikujemy napływające dokumenty. Oznaczamy od razu kandydatów, którzy mają potencjał i w dużej mierze spełniają nasze oczekiwania oraz kandydatów, którzy zupełnie nie pasują do naszego profilu. Taki porządek pozwoli szybko i sprawnie odnaleźć się w gąszczu CV. 

Wybraliśmy kandydatów, którzy wpisują się w oczekiwania i co dalej? A jak myślisz? Tak! Wysyłamy ich do menadżera, aby ten zweryfikował dokumenty pod kątem stanowiska pracy i doświadczenia. W systemach ATS mamy do tego dedykowane funkcje lub po prostu przypisujemy drugiego rekrutera w systemie, dzięki czemu menadżer widzi oznaczone aplikacje.

W przypadku Excela pamiętajmy o przepisach RODO i nie udostępniajmy aplikacji ze wszystkimi danymi mailowo lub co gorsza papierowo. Umówmy się z menadżerem na wspólne przeglądanie CV na naszym komputerze lub na przykład zanonimizujmy te dokumenty, czyli usuńmy z nich wszelkie dane osobowe i dopiero taki dokument prześlijmy mailem.

Pamiętajmy też, że czas leci – nasi kandydaci czekają, nasze statystyki rekrutacyjne też się naliczają, dlatego naciskajmy menadżera, jeśli z różnych powodów nie daje nam znać, którzy kandydaci spotkali się z jego zainteresowaniem.

Mamy potwierdzonych kandydatów, a zatem przechodzimy do weryfikacji telefonicznej. Ten aspekt wynika z profilu stanowiska. Zapytajmy menadżera, które elementy są krytyczne, bez których nie będzie chciał zatrudnić nowej osoby i właśnie te elementy zbadajmy w trakcie pierwszego kontaktu. Ten punkt jest szczególnie istotny, jeśli mamy konkretne oczekiwania co do tzw. kompetencji miękkich, które trudno zbadać na podstawie dokumentu CV. W tym miejscu warto przygotować sobie mini checklistę i odhaczać te elementy, które pozytywnie zweryfikowaliśmy u kandydata.

Rekomendujemy najlepszych kandydatów menadżerowi, przesyłając mu lub rozmawiając z nim o najważniejszych wnioskach z rozmów. Oczekujemy informacji, z którymi kandydatami menadżer chce się osobiście spotkać. Kiedy już to wiemy, składamy feedback pozostałym osobom, z którymi rozmawialiśmy telefonicznie, aby nie czekali w napięciu na naszą decyzję.

Spotkania rekrutacyjne.

Dochodzimy do sedna procesu, czyli rozmowy rekrutacyjnej. Przede wszystkim wcześniej musimy sprawdzić dostępność miejsca, w którym będziemy przeprowadzać rozmowę. Nie chcemy przecież, żeby w dniu spotkania okazało się, że wszystkie salki są zajęte i jedynym wyjściem pozostaje ruchliwy korytarz. Nawet jeśli prowadzimy rozmowy online, to także ważny aspekt, aby w naszym pobliżu nie było zbyt wielu rozpraszaczy, które nie pozwolą nam i kandydatowi skoncentrować się na rozmowie, jak na przykład rozmawiające w tle koleżanki z zespołu.

Jeśli mamy komfortowe miejsce rozpoczynamy drugą akcję telefoniczną z zaproszeniem na spotkanie w firmie lub online.

Wskazówka – możemy umówić się z kandydatami wcześniej, że jeśli informacja zwrotna będzie pozytywna, wyślemy mail z opcją umówienia spotkania za pośrednictwem aplikacji (np. Calendly), co znacząco może skrócić czas umawiania spotkań.

Dobrą praktyką ułatwiającą zarządzanie kalendarzem spotkań jest potwierdzenie na 24 godziny przed, że kandydat się nie rozmyślił i faktycznie pojawi się na umówionym spotkaniu. O tak zwanym ghostingu będę jeszcze pisać na blogu, ale chyba nikt nie lubi, jak czekamy na drugą osobę, która nie pojawia się w umówionym miejscu i czasie.

Jeśli rekrutujemy z menadżerem po raz pierwszy warto przed samymi spotkaniami zorganizować krótkie wprowadzenie i uspójnić wizję na rekrutację. Omawiamy zaplanowany przebieg, ustalamy role i co ważne wskazujemy na te aspekty, które absolutnie nie mają prawa pojawić się na spotkaniu. Przede wszystkich chodzi tutaj o elementy dyskryminujące.

Nie pozostało nic innego, jak poprowadzić szereg umówionych rozmów rekrutacyjnych według ustalonego schematu. Temu w szczegółach poświęcimy jeszcze nie jeden wpis 🙂

Po każdym spotkaniu omawiamy z menadżerem kandydata: co było super, czego ewentualnie zabrakło i czy da się do łatwo uzupełnić już w organizacji. Po wszystkich spotkaniach podejmujemy wspólnie decyzję. W tym miejscu zwykle pojawia się opór – ale jak to wspólnie? Przecież to menadżer podejmuje decyzje, z kim chce pracować i to tylko jego zdanie się liczy. Owszem, to menadżer buduje swój zespół, ale nie pozwólmy zepchnąć się do roli asystentki, która odwala tę najtrudniejszą robotę. Bądźmy i budujmy relację partnerską – wskazujmy ryzyka i zagrożenia, podkreślajmy pozytywy, które mogą wpłynąć na zespół. Bądźmy doradcą.

Na koniec tego etapu w naszym systemie rekrutacyjnym robimy notatki co do każdego kandydata.

Tutaj uwaga – wpisujmy tylko merytoryczne rzeczy. Pamiętajmy, że zgodnie z RODO kandydat ma prawo wglądu w swoje dane, również komentarze, które przypisujemy pod jego adresem.

Informacja zwrotna.

Po uzupełnieniu notatek nadajemy kandydatom statusy, zgodnie z naszym systemem. Może to być status zatrudniony lub na przykład odrzucony po spotkaniu. 

Kandydatowi, na którego zdecydowaliśmy się z menadżerem, składamy ofertę pracy. Dbamy tutaj o przekazanie wyczerpujących informacji na temat stanowiska, warunków pracy oraz ustalamy wszelkie formalności związane z zatrudnieniem. Po rozmowie wysyłamy podsumowującego maila, gdzie jeszcze raz zawieramy najważniejsze informacje. Budujemy w ten sposób profesjonalne podejście i poczucie zaopiekowania nowym pracownikiem.

Kolejny raz wracamy do menadżera z informacją, co postanowił nasz kandydat, aby na bieżąco dostarczać mu status projektu.

W następnym kroku przechodzimy do udzielenia informacji zwrotnych pozostałym w procesie kandydatom. Przede wszystkim kontaktujemy się z tymi osobami, które brały udział w spotkaniach. Forma składania informacji zwrotnej może być mailowa lub telefoniczna, rzadziej są to spotkania twarzą w twarz. Ja preferuję, aby do tej grupy odrzuconych kandydatów dzwonić i krótko omówić spotkanie i powody naszej decyzji.

Kiedy ten krok mamy za sobą pozostaje jeszcze wysłać już tylko mailową informację do wszystkich kandydatów, których odrzuciliśmy na etapie selekcji CV, a którzy dalej czekają na informację ze strony firmy.

Zakończenie rekrutacji.

Naszym zadaniem w tym miejscu procesu jest przygotowanie nowego pracownika do stanowiska, a zatem musimy zadbać o dokumenty związane z zatrudnieniem i je przygotować lub jeśli współpracujemy z działem kadr i płac, to dostarczyć im niezbędne formularze.

Dla statystyk, które jak jeszcze będę pisać, są niezwykle istotne do współpracy z binzesem, spisujemy najważniejsze dane w pliku do raportowania i zamykamy ten proces rekrutacyjny. Możemy go zarchiwizować lub po prostu oznaczyć statusem zakończony, w przypadku excela.

Pamiętajmy, że proces rekrutacji kończy się w momencie, kiedy nowa osoba rozpoczyna pracę, dlatego do tego czasu powinniśmy pozostać w stałym kontakcie z naszym nowym pracownikiem i mieć tak zwaną rękę na pulsie.

Najczęściej w gestii rekrutera leży również zadbanie o przygotowanie menadżera, co zwykle sprowadza się do pomocy w przygotowaniu stanowiska pracy oraz przypomnieniu o jego pierwszym dniu pracy.


A jak u Ciebie przebiega proces rekrutacji? Dodałabyś jakiś etap? Daj znać w komentarzu 🙂