CASE STUDY: Wywiad telefoniczny

Jak to się stało, że dołożenie kolejnego etapu procesu rekrutacyjnego realnie skróciło czas całej rekrutacji?

Przyznam, że początkowo podchodziłam sceptycznie do tego pomysłu. Wiedziałam ile rekrutacji robimy w moim zespole, jak trudno znaleźć nam czas na dodatkowe tematy, nie wspominając o podstawowych dobrych praktykach rekrutacyjnych dbających o kandydatów. Pomyślałam wtedy, że wprowadzenie kolejnego etapu selekcji, żeby innym było lepiej, jest po prostu bez sensu. Staram się jednak nie skreślać pomysłów bez ich testów, dlatego wdrożyliśmy etap wywiadu telefonicznego jako forma sprawdzenia kandydata przed ewentualnym zaproszeniem na spotkanie.

Screening w praktyce

Co badaliśmy w trakcie takiego wywiadu? W kontekście naszych procesów rekrutacyjnych, a były to stanowiska związane z bezpośrednią obsługą klienta, badaliśmy komunikatywność, znajomość naszej firmy i motywację. Dosłownie kilka pytań na bliższe poznanie, aby sprawdzić czy kandydat pasuje wstępnie do naszego profilu. Jeśli tak, zapraszaliśmy od razu na spotkanie rekrutacyjne. Jeśli nie, dawaliśmy sobie jeszcze chwilę czasu, aby porównać z pozostałymi kandydatami i wracaliśmy z mailowym feedbackiem.

W jaki sposób skróciliśmy proces?

Po kilku tygodniach testów okazało się, że inwestycja 15 minut  w wywiad telefoniczny pozwoliła „odsiać” kandydatów, których po CV zaprosilibyśmy na spotkanie rekrutacyjne, a którzy okazali się już w kontakcie przez telefon dalecy od naszych oczekiwań. Zaoszczędziliśmy zatem sporo czasu, który normalnie poświęcilibyśmy na każdorazowe spotkania, angażując przy tym nie tylko nas, ale również menadżerów.

Wnioski

Ostatecznie zaczęliśmy dostarczać menadżerom na rozmowy dużo mniejszą liczbę kandydatów (3-5), ale skuteczność tych rozmów znacznie się zwiększyła. W niemal 99% z zaproponowanych kilku osób, menadżer decyduje się na zatrudnienie, dzięki czemu szybko zamykamy proces rekrutacyjny i w efekcie szybko zatrudniamy nową osobę do pracy.


A Ty co myślisz o screeningu telefonicznym? Stosujesz go w swojej pracy?

Rekruterka w firmie – CASE STUDY

Dzisiaj na przykładzie historii z mojego życia wziętej opowiem Wam, co zainspirowało mnie do założenia bloga oraz stworzenia kursu online dla Rekruterek.

Kiedy w swoim doświadczeniu zawodowym miałam okazję uczestniczyć w centralizowaniu się spółek i procesów biznesowych, m.in. również HR-owych, z dnia na dzień otrzymałam zespół, który w różnych spółkach zajmował się tematami rekrutacyjnymi.

Z jednej strony bardzo się ucieszyłam, że w moim zespole znajdą się już doświadczone osoby. Z drugiej strony zdawałam sobie sprawę, że każda z tych osób ma swoje przyzwyczajenia, nawyki i standardy procesów rekrutacyjnych, co może być wyzwaniem przy standaryzacji działań na całą Polskę.

Co się okazało?

Po pierwszych rozmowach w zespole oraz po pierwszych spotkaniach rekrutacyjnych okazało się, że dziewczyny (bo był to damski team :)) mają w sobie ogrom empatii, intuicji i potrzeby zadbania o kandydata, co jest niezwykle ważne w zadbaniu o przebieg całego procesu. Nie było tam jednak świadomej rozmowy, pytań dopasowanych do tego, jakich informacji chcemy uzyskać, brakowało również jasno określonej struktury spotkania. Wszystko działo się „na czuja”, bo ktoś kiedyś dał kartkę z pytaniami i kazał prowadzić rekrutacje.

W indywidualnych rozmowach prowadzonych na przestrzeni czasu dowiedziałam się, że danie takich prostych wskazówek jak struktura, refleksja nad pytaniami czy informacja o co musimy zadbać w trakcie rozmowy były trochę jak rocket science. Nagle rozmowy rekrutacyjne zaczęły mieć sens, można z nich było wydobyć interesujące z perspektywy stanowiska informacje, a co najważniejsze, można było świadomie podjąć decyzję o zatrudnieniu.

3 największe wyzwania w prowadzeniu rekrutacji

#1

Największym wyzwaniem, jakie widziałam w swoim zespole była struktura spotkania. Od czego zacząć, o czym powiedzieć na początku, o co zadbać na końcu. Ważne było również podkreślenie, że to struktura, która ma pomóc a nie utrudnić prowadzenie spotkania, dlatego powinniśmy stosować ją elastycznie. Niemniej pewne informacje muszą się pojawić i ich uporządkowanie pozwoliło opanować stres i skupić się na tym co najważniejsze.

#2

Kolejnym wyzwaniem było zadawanie „właściwych pytań”. Miałam okazję prowadzić rozmowę feedbackowi z jedną z dziewczyn po jej spotkaniu rekrutacyjnym. Kiedy przeszłyśmy do kwestii zadawanych pytań, sama zapytałam ją wprost „a co to pytanie mówi Ci o kandydacie w kontekście stanowiska?”. Zapadła krótka cisza, po czym usłyszałam odpowiedź „w sumie nic”. I nie było to pytanie w stylu „gdzie widzisz się za 10 lat”, którego nie lubię (ale o tym już w innym artykule), ale pytanie, które w obliczu innych rekrutacji, innych stanowisk, mogło być zasadne, jednak zupełnie nie dopasowane do aktualnej rekrutacji.

#3

Wskazówką bardzo przydatną okazał się również sposób na robienie notatek. Notatek, które z jednej strony pomagają podjąć na końcu decyzję, którego kandydata chcemy zatrudnić, ale również notatek, które w łatwy sposób pozwalają nam później udzielić konstruktywnego feedbacku drugiej osobie, co już nie było takie oczywiste. Wcześniejsza praktyka pokazywała, że nigdy nie informowano kandydatów o szczegółowych powodach decyzji, co dla mnie jest szalenie istotne w budowaniu tzw. pozytywnych doświadczeń kandydatów.

Niesamowite jak rzeczy, które wydawały mi się oczywiste, pozwalały w bardzo szybkim tempie rozwijać się „moim” Rekruterkom i realizować ogromny progres w standardzie i jakości całego procesu rekrutacyjnego. 

Wnioski

To tylko niektóre przykłady, które miałam okazję zaobserwować przy okazji tej sytuacji zawodowej. Wszystkie jednak pokazały mi właśnie na ile przykłada się uwagę do szkolenia rekruterów, ich rozwoju w tym obszarze, ale przede wszystkim do odpowiedniego ich wdrożenia.

Miałam okazję podzielić się swoimi doświadczeniami, wskazówkami i wizjami najlepszych procesów rekrutacyjnych. Zespół, który otrzymałam okazał się wyjątkowo chłonnym informacji, praktycznych ćwiczeń i dzięki temu dzisiaj dziewczyny same czują i mówią mi o tym, że w końcu wiedzą jak rekrutować skutecznie i bez stresu.

Stało się to moją misją, aby trafić z tą wiedzą i praktyką do jak największej liczby osób, które są w podobnej sytuacji, które wewnętrznie same czują, że potrzebują więcej. Jeśli firma nie jest w stanie tego dać, może moje artykuły, wpisy w social mediach, gotowe ćwiczenia i materiały i wreszcie kurs online, pozwolą zrealizować te potrzeby.

#Ćwiczenie

Zachęcam Cię dzisiaj do spojrzenia na swoją listę najczęściej zadawanych podczas spotkań rekrutacyjnych pytań i refleksji – co to pytanie mówi mi o kandydacie w kontekście tego stanowiska?


Zachęcam Cię do pozostawienia komentarza pod tym postem. Podziel się swoją opinią i refleksją w tym temacie.